ERP คืออะไร
ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning คือระบบบริหารจัดการทรัพยากรในองค์กร ช่วยให้องค์กรใช้ทรัพยากรได้มีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งความสามารถของระบบ ERP คือการเชื่อมโยงส่วนต่างๆ ในองค์กรให้ทำงานร่วมกันได้อย่างเป็นระบบ ภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกัน ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน งานที่ทำซ้ำๆ ให้สามารถทำได้แบบอัตโนมัติ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ ไม่ต้องรอรายงาน ทำให้ผู้ใช้งานระบบและผู้บริหาร ตัดสินใจได้รวดเร็ว วางแผนได้แม่นยำ และปัจจุบันระบบ ERP ได้ถูกพัฒนาเพื่อธุรกิจขนาดเล็ก-ขนาดกลางมากขึ้น เพื่อธุรกิจ SMEs
Cloud ERP คืออะไร
ระบบ ERP คือระบบที่สามารถเชื่อมโยงส่วนต่าง ๆ ให้ทำงานได้ภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกัน ดังนั้นตัวระบบ ERP จึงต้องมีพื้นที่สำหรับเก็บข้อมูลต่างๆ เพื่อเป็นฐานข้อมูล หรือ Database ให้ระบบดึงมาใช้งาน ซึ่งระบบ ERP สามารถติดตั้งระบบและเก็บข้อมูลได้ 2 รูปแบบ คือ ระบบ On-Cloud และ On-Premise
Cloud ERP คือการใช้ฐานข้อมูลแบบ On-Cloud หรือ ติดตั้งระบบและเก็บข้อมูลไว้บนคลาวด์นั่นเอง เป็นการเช่าซื้อพื้นที่คลาวด์จากผู้ให้บริการ (Cloud Service Provider) ไม่ต้องติดตั้งเซิร์ฟเวอร์เอง ไม่ต้องมีเจ้าหน้าที่ IT เฉพาะทางมาดูแลเซิร์ฟเวอร์ ทำให้ค่าใช้จ่ายในการลงทุนติดตั้งระบบ ERP ถูกกว่าแบบ On-Premise
ข้อดีของระบบ Cloud ERP
1.ประมาณการค่าใช้จ่ายได้ ไม่บานปลาย
ระบบ Cloud ERP เป็นการจ่ายวางระบบครั้งแรก หลังจากนั้นจ่ายค่าเช่าใช้ระบบตามการใช้งานจริงเท่านั้น โดยผู้ใช้จะได้ใช้ระบบที่อัปเดตเสมอ โดยไม่มีการเก็บค่าอัพเกรดระบบ ไม่มีการเก็บค่าดูแลรักษา ไม่มีค่าใช้จ่ายจุกจิกตามมาทำให้ง่ายต่อการควบคุมค่าใช้จ่าย
2. ลดค่าใช้จ่ายด้าน IT
เมื่อเลือกใช้ระบบ Cloud ERP ที่ไม่ต้องลงทุนด้านเซิร์ฟเวอร์เอง ทำให้บริษัทสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายด้าน IT ได้อย่างมาก เช่น ไม่ต้องลงทุนติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ และอุปกรณ์เครือข่าย รวมถึงไม่จำเป็นต้องมีพนักงาน IT เฉพาะทางเพื่อดูแลเซิร์ฟเวอร์อีกด้วย
3. ลดข้อจำกัด ทำงานได้ ทุกที่ ทุกเวลา
สามารถเข้าถึงระบบได้ทุกอุปกรณ์ ทั้งบนเว็บเบราว์เซอร์ แท็บเล็ตหรืออุปกรณ์มือถือ ไม่จำเป็นต้องเป็นคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่ง เพียงมีอินเทอร์เน็ตก็สามารถทำงานได้ทันที เพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา และผู้บริหารเองยังสามารถเซ็นอนุมัติงานจากที่ไหนก็ได้อีกด้วย
4. ความยืดหยุ่นในการขยายพื้นที่
ระบบ Cloud ERP มีความยืดหยุ่นในด้านการขยายพื้นที่ฐานข้อมูลมากกว่าระบบ Cloud แบบ On-Premise เพราะแบบ On-Premise คือการติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ในองค์กร ครั้งแรกต้องรองรับการใช้งานอย่างน้อย 5 ปี ทำให้บริษัทต้องคำนวณพื้นที่เก็บข้อมูลให้เพียงพอกับอนาคต ใช้เงินลงทุนสูง ในขณะที่ระบบ ERP แบบ On-Cloud เป็นการเช่าใช้พื้นที่เก็บข้อมูลตามปริมาณการใช้งานจริงและสามารถเพิ่ม-ลด พื้นที่ได้เมื่อต้องการ
5. ลดความเสี่ยงของการหยุดทำงาน
เนื่องจากระบบ Cloud ERP เป็นการเช่าใช้บริการฐานข้อมูลบน Cloud จากผู้ให้บริการ หรือ Cloud Provider ซึ่งจะมีผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ในการดูแลเซิร์ฟเวอร์โดยเฉพาะ ลดความเสี่ยงที่ระบบจะหยุดทำงาน หรือ Downtime และเนื่องจากบริษัทไม่ได้มีเซิร์ฟเวอร์ตั้งอยู่ในองค์กร ทำให้แม้ไฟเกิดเหตุการณ์ไฟดับ ระบบและข้อมูลทางธุรกิจก็ยังคงปลอดภัย
6. ความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล
หลายๆ คน อาจมีความกังวลใจในการเก็บข้อมูลสำคัญไว้ในเซิร์ฟเวอร์ที่เช่าใช้บริการ แต่จริง ๆ แล้ว การรักษาความปลอดภัยของผู้ให้บริการ หรือ Cloud Provider นั้นมีความรัดกุมและมีความปลอดภัยสูงกว่าคุณดูแลระบบเองเสียอีก เพราะถือว่าข้อมูลลูกค้าคือสิ่งสำคัญที่สุด ซึ่งจะมีบริการด้านความปลอดภัย เช่น การกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล การตรวจสอบการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัย ตรวจหาภัยคุกคาม เป็นต้น
7. การสำรองข้อมูลและการกู้คืนความเสียหาย
การสำรองข้อมูล เป็นเรื่องสำคัญที่ห้ามมองข้าม ระบบ ERP แบบ On-Cloud เป็นการเก็บข้อมูลไว้บนคลาวด์ของผู้ให้บริการ ซึ่งจะมีการบริการเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย เช่น การสำรองข้อมูลให้อัตโนมัติ การเก็บข้อมูลในหลายเซิร์ฟเวอร์ ช่วยลดความเสี่ยงในการเก็บข้อมูลไว้ที่เดียว ซึ่งอาจเกิดเหตุการณ์ที่ทำให้ข้อมูลสูญหายได้ เช่น ไฟดับ การโจมตีของมัลแวร์ เป็นต้น และเมื่อลบข้อมูลใดๆ ยังมีระยะเวลาในการกู้คืนกลับมาได้อีกด้วย
