ทำความรู้จัก SAP Business One (SAP B1) คืออะไร และเหมาะกับธุรกิจใด

1. Management and Administration การจัดการและการบริหาร
เป็นฟังก์ชันสำหรับการจัดการขั้นพื้นฐาน การตั้งค่าระบบ การจัดการกฎเกณฑ์ทางธุรกิจ เช่น การตั้งค่าคู่ค้าทางธุรกิจ การตั้งค่าเงื่อนไขการชำระเงิน การนำเข้าและส่งออกข้อมูล การอนุมัติ (Approval processes) เป็นต้น และสามารถจัดการการเข้าถึงบัญชี หรือสามารถกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานได้

2. Accounting & Financial การบัญชีและการเงิน
มีชุดเครื่องมือที่ครอบคลุมการดำเนินงานทางการเงินที่คล่องตัว ช่วยลดข้อผิดพลาดในธุรกิจ และปรับปรุงอัตรากำไรได้มากขึ้น เช่น

• สามารถสร้างและแก้ไขผังบัญชี (Chart of accounts) จัดการบัญชีแยกประเภททั่วไป สมุดรายวัน งบประมาณ และเจ้าหนี้และลูกหนี้
• ทำการลงรายการบัญชี ตามเวลาจริงโดยอัตโนมัติเมื่อมีเหตุการณ์ทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องเกิดขึ้น
• จัดการการธนาคาร การชำระเงิน และการกระทบยอด เช่น เช็ค เงินสด และบัตรเครดิต
• สร้างรายงานทางการเงิน เช่น กำไรขาดทุน กระแสเงินสด งบดุล และรายงานอายุหนี้ เป็นต้น
• รองรับการคำนวณและการรายงานภาษีอัตโนมัติ รวมถึงการขาย การใช้งาน และภาษีมูลค่าเพิ่ม

3. Purchasing & Operations การจัดซื้อ
การจัดซื้อมีความเกี่ยวโยงกับต้นทุนขององค์กร หากสามารถบริหารจัดการงานจัดซื้อได้ดี จะช่วยให้องค์กรลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นได้อย่างมาก SAP B1 มีเครื่องมือที่จะช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงแนวทางการจัดซื้อ และควบคุมต้นทุนได้ เช่น

• สามารถจัดการเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานจัดซื้อ เชื่อมโยงเอกสารการสั่งซื้อทั้งระบบเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชี เช่น ใบขอซื้อ (Purchase Request), ใบเสนอราคาซื้อ (Purchase Quotations), ใบสั่งซื้อ (Purchase Orders), การบันทึกเอกสารรับสินค้า (Goods Receipt POs) และคืนสินค้า (Goods Returns), ใบแจ้งหนี้ (A/P Invoice) เป็นต้น
• บันทึกข้อมูลผู้ขาย (Vendors) และประวัติการซื้อทั้งหมด ช่วยปรับปรุงแนวทางการจัดซื้อและควบคุมต้นทุน
• อัปเดตสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ สามารถรองรับการตั้งค่าการคิดคำนวณต้นทุนสินค้าตามวิธีมาตรฐานหลายวิธี เช่น Average, FIFO, LIFO
• สามารถรองรับระบบภาษีนำเข้าสินค้าจากต่างประเทศ
• สามารถบันทึกต้นทุนแฝงที่บริษัทซื้อเข้ามา (Landed Costs) ได้

4. Sales & Service การจัดการงานขายและลูกค้า
การบริหารจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า เป็นส่วนสำคัญอย่างมากในงานขาย SAP B1 มีเครื่องมือที่จะให้สามารถจัดการกระบวนการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไม่ต้องเพิ่มต้นทุนขาย เช่น

• สร้างใบเสนอราคาของลูกค้า ใบสั่งขาย ใบแจ้งหนี้ และเอกสารการต่าง ๆ
• ติดตามโอกาสและกิจกรรมการขาย ดูแลกระบวนการขายและวงจรลูกค้า ตั้งแต่การติดต่อครั้งแรกจนถึงการปิดการขาย
• บริการหลังการขาย
• สามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าและการขายผ่านโทรศัพท์มือถือได้ สะดวกต่อตัวแทนขาย และการขายนอกสถานที่
• การจัดการแคมเปญการตลาด การจัดการลูกค้า การจัดการบริการ การรายงานและการวิเคราะห์

5. Inventory & Distribution การควบคุมสินค้าคงคลัง
สามารถจัดการสินค้าคงคลังได้โดยใช้แบบจำลองการคิดต้นทุนที่หลากหลาย อัปเดตสินค้าคงคลังได้แบบเรียลไทม์ และสามารถตรวจสอบความพร้อมได้อย่างง่ายดายจากภายในระบบ

• ดำเนินการนับสินค้าคงคลัง ติดตามสต๊อกได้แบบเรียลไทม์ บันทึกรับ-ส่งสินค้า (Goods Receipts & Goods Issue) และ บันทึกรายการสินค้าคงคลังและการโอนย้าย (Inventory Transactions & Transfer)
• สามารถบริหารจัดการ Bin Location และจัดการสินค้าด้วย Serial Number & Batch Number
  เครื่องมือ Intelligent Bin Location Features ช่วยให้องค์กรสามารถใช้พื้นที่สต๊อกสินค้าได้อย่างเกิดประโยชน์สูงสุด
• มีเครื่องมือสนับสนุนกระบวนการหยิบ และแพ็กสินค้า
• จัดการรายการ และราคาสินค้า (Item List & Price List)
• การรวมคลังสินค้าและบัญชี ทำให้การรับสินค้า การคืนสินค้า ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมต่าง ๆ รองรับสกุลเงินที่หลากหลาย สามารถจัดการได้อย่างง่ายดาย และระดับคลังสินค้ามีข้อมูลที่ตรงกันแบบเรียลไทม์

6. Production & MRP การผลิต และการวางแผนการผลิต
SAP Business One มีเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการควบคุมสต๊อก และการวางแผนวัสดุได้ สามารถเพิ่มข้อกำหนดด้านการผลิตที่เพิ่มขึ้นได้ ครอบคลุมหลากหลายอุตสาหกรรม

• สามารถกำหนดสูตรการคำนวณ (BOM : Bills of Material) บันทึกเอกสารสั่งผลิต (Production Order)
• สร้างสถานการณ์จำลองการวางแผนความต้องการวัสดุ (MRP : Material Resource Planning)
• บริหารจัดการสินค้าคงคลัง เพื่อให้มีสินค้าเพียงพอกับการขาย และมีวัตถุดิบเพียงพอต่อการผลิต
• การวางแผนการผลิตสินค้าและวัสดุที่ใช้ในการผลิต การสร้าง และปรับปรุงรายการ การเบิกจ่ายวัสดุในการผลิต
• สามารถนำเสนอรายงานจากข้อมูลล่าสุด และนำเสนอในรูปแผนภาพและรายงานได้หลากหลายรูปแบบ

7. Project & Resource Management การจัดการโครงการ
สามารถบริหารจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ จัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการไว้ในที่เดียว รองรับการติดตามโครงการด้วย Gantt Chart (แผนผังคุมกำหนดงาน) สามารถตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการ ขั้นตอน และโครงการย่อย ตลอดจนวิเคราะห์ต้นทุนงบประมาณและสร้างรายงานในด้านต่าง ๆ ของโครงการ