เตรียมตรวจนับสต็อกด้วย SAP Business One
ยอดในระบบบอกว่ามีสินค้า แต่เมื่อทีมคลังไปหยิบกลับพบว่าไม่ครบ หลายธุรกิจแก้ปัญหาเฉพาะหน้าด้วยการค้นหาของหรือปรับยอด แล้วรอให้การตรวจนับสิ้นปีเป็นผู้เปิดเผยส่วนต่างที่สะสมไว้ การย้อนหาสาเหตุในวันนั้นมักยาก เพราะมีรายการรับ จ่าย คืน และย้ายคลังเกิดขึ้นไปแล้วจำนวนมาก
การเตรียมตรวจนับด้วย SAP Business One (SAP B1) เริ่มจากข้อมูลสินค้าและการควบคุมรายการเคลื่อนไหว กำหนดจุดตัดยอดให้ชัด บันทึกผลนับ ตรวจส่วนต่าง แล้วจึงอนุมัติการปรับยอด วิธีนี้ทำให้การตรวจนับเป็นโอกาสแก้กระบวนการที่ทำให้สต็อกคลาดเคลื่อนด้วย
เลือกอ่านหัวที่สนใจ
สต็อกไม่ตรงไม่ได้เริ่มในวันตรวจนับ
สาเหตุอาจมาจากรับของจริงแต่ยังไม่บันทึก เบิกแล้วคีย์ย้อนหลัง คืนของเข้าพื้นที่ผิด หรือใช้หน่วยนับไม่ตรงกัน บางครั้งจำนวนรวมทั้งคลังถูกต้อง แต่สินค้าถูกเก็บคนละตำแหน่งหรือคนละล็อตกับที่ระบบระบุ ทำให้ยังหยิบส่งหรือเบิกผลิตไม่ได้ตามที่ต้องการ
ก่อนวางแผนนับ ควรรวบรวมสาเหตุที่พบจากรอบก่อน แยกตามพื้นที่ กลุ่มสินค้า และขั้นตอนงาน การรู้ว่าคลาดเคลื่อนตรงจุดใดช่วยกำหนดทั้งความถี่ในการนับและการตรวจเอกสารที่ต้องทำควบคู่กัน
กำหนดขอบเขตและจุดตัดยอดให้ทุกทีมเข้าใจตรงกัน
ระบุว่าจะนับคลังหรือพื้นที่ใด รวมสินค้ารอรับ รอตรวจ ของเสีย สินค้าฝากเก็บ และของระหว่างย้ายอย่างไร ควรแยกสถานะและผู้เป็นเจ้าของสินค้าให้ชัด เพื่อไม่ให้การนับของที่อยู่ในพื้นที่ถูกตีความว่าเป็นสินค้าคงเหลือของบริษัททั้งหมด
กำหนดวันและเวลาตัดยอด รวมถึงวิธีจัดการเอกสารค้าง หากต้องดำเนินงานระหว่างนับ ให้แยกพื้นที่หรือควบคุมรายการเข้าออกพร้อมหลักฐานอ้างอิง การหยุดบันทึกในระบบเพียงอย่างเดียวไม่ได้หยุดการเคลื่อนย้ายของจริง จึงต้องสื่อสารกับผู้ปฏิบัติงานด้วย
ใน SAP B1 มีทางเลือกสำหรับรายการที่ตรวจนับเพื่อควบคุมการเคลื่อนไหวตามเงื่อนไขที่รองรับ แต่ควรทดลองผลต่อกระบวนการและกำหนดผู้รับผิดชอบก่อนใช้จริง โดยเฉพาะคลังที่มีการเชื่อมต่อระบบอื่น
Inventory Counting กับ Inventory Posting ต่างกันอย่างไร
Inventory Counting ใช้บันทึกข้อมูลการนับ เช่น รายการสินค้า ตำแหน่ง ผู้ตรวจนับ และจำนวนที่นับได้ ส่วน Inventory Posting ใช้บันทึกการปรับปรุงผลต่างเข้าสู่ระบบ การบันทึกผลนับจึงไม่ได้ทำให้ยอดสินค้าคงคลังถูกปรับทันที
ในทางปฏิบัติ องค์กรควรให้ผู้ตรวจทานยืนยันผลต่างและเหตุผลก่อนปรับยอด กำหนดผู้มีสิทธิลงรายการตามหน้าที่ และตรวจผลกระทบต่อบัญชีตามวิธีจัดการสินค้าคงคลังที่ใช้ การแบ่งหน้าที่นี้ช่วยให้การปรับยอดมีหลักฐานและไม่กลายเป็นการแก้ตัวเลขโดยไม่หาสาเหตุ
ใช้ Handheld และการนับตามรอบให้เหมาะกับหน้างาน
Handheld อาจช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานอ่านรหัสและส่งข้อมูลจากจุดนับได้สะดวกขึ้น แต่ต้องประเมินฉลาก อุปกรณ์ เครือข่าย หน่วยนับ และกระบวนการอนุมัติร่วมกัน สำหรับ NEXUS มี Add-on ด้าน Handheld ให้ประเมินต่อยอด โดยรายการตรวจนับและรายละเอียดที่รองรับต้องยืนยันตามโซลูชันจริง
นอกจากการนับครั้งใหญ่ ธุรกิจอาจกำหนด Cycle Count หรือการแบ่งนับเป็นรอบตามความสำคัญ เช่น สินค้ามูลค่าสูง เคลื่อนไหวบ่อย หรือเคยคลาดเคลื่อน การกำหนดความถี่ควรสัมพันธ์กับความเสี่ยงและกำลังคน ไม่จำเป็นต้องนับทุกสินค้าถี่เท่ากัน การนับระหว่างปีช่วยค้นหาความผิดปกติได้เร็วขึ้น แต่ไม่ได้หมายความว่าจะทดแทนข้อกำหนดด้านการตรวจนับหรือการสอบบัญชีของแต่ละองค์กรโดยอัตโนมัติ ให้ผู้รับผิดชอบกำหนดขอบเขตที่เหมาะสม
Cycle Count คืออะไร ใช้เพื่อพบปัญหาก่อนสิ้นปี
Cycle Count คือการแบ่งตรวจนับเป็นรอบตามกลุ่มสินค้าและความเสี่ยง แทนการนับทุกอย่างในครั้งเดียว SAP B1 มี Inventory Cycles สำหรับกำหนดรอบและการแจ้งเตือนเมื่อถึงกำหนด และมี Cycle Count Recommendations เมื่อกำหนดรอบและการจับคู่สินค้าแล้ว
องค์กรอาจเริ่มจากสินค้ามูลค่าสูง หยิบบ่อย หรือเคยมีผลต่างมาก แล้วกำหนดความถี่ตามความเสี่ยงจริง การแบ่งกลุ่ม A B C และรอบรายสัปดาห์หรือรายเดือนเป็นแนวทางออกแบบของธุรกิจ ต้องตั้งค่าและตรวจผลให้เหมาะสม ไม่ใช่ความถี่บังคับสำหรับสินค้าทุกชนิด
Cycle Count ช่วยให้ตามสาเหตุได้ใกล้กับเวลาที่เกิดเหตุ แต่ไม่ควรถือว่าแทนการตรวจนับประจำปีตามข้อกำหนดของบริษัทหรือผู้สอบบัญชีได้เสมอ ควรตกลงแผนตรวจนับกับผู้เกี่ยวข้องให้ชัดเจน
6 เรื่องที่ต้องเตรียมก่อนเริ่มนับสต็อก
1 กำหนดขอบเขตสินค้าและพื้นที่
ระบุคลัง ชั้นเก็บหรือ Bin Location กลุ่มสินค้า และรายการที่ต้องนับให้ชัด แยกของชำรุด ของคืน สินค้าฝากขาย และของที่อยู่ระหว่างขนส่ง พร้อมระบุว่าใครเป็นเจ้าของสินค้าและจะรวมในขอบเขตใด เพื่อไม่ให้นับซ้ำหรือตกหล่น
2 บันทึกเอกสารรับจ่ายให้ครบก่อนเวลาตัดยอด
ยืนยันว่ารายการที่เกิดขึ้นจริงก่อนนับถูกบันทึกแล้ว เช่น รับสินค้าจากผู้ขาย ส่งสินค้า โอนคลัง และเบิกผลิต กำหนดวันและเวลาอ้างอิงเดียวกัน พร้อมทำรายการเอกสารที่ยังค้าง หากเอกสารมาล่าช้าต้องมีผู้ตรวจว่ารายการนั้นเกิดก่อนหรือหลังเวลานับ
3 ควบคุมทั้งการเคลื่อนไหวจริงและการลงรายการ
SAP B1 สามารถฟรีสรายการที่เลือกในเอกสารตรวจนับตามขอบเขตคลังหรือ Bin Location ที่เกี่ยวข้อง เพื่อควบคุมธุรกรรมระหว่างนับ ทีมหน้างานยังต้องควบคุมการเคลื่อนย้ายสินค้าจริงด้วย เพราะการหยุดธุรกรรมในระบบไม่ได้หยุดคนย้ายของ หากหยุดงานทั้งหมดไม่ได้ ควรแบ่งนับเป็นโซนและมีบันทึกการเคลื่อนไหวที่ตรวจสอบได้
4 ยืนยันหน่วยนับและวิธีตรวจ Batch หรือ Serial
ใบตรวจนับควรระบุหน่วยให้ตรงกับวิธีเก็บสินค้า หากนับเป็นลังให้ตรวจอัตราแปลงเป็นหน่วยสต็อก กรณีสินค้าจัดการด้วย Batch หรือ Serial Number ต้องเตรียมป้ายและข้อมูลให้ตรวจตรงกับของจริง พร้อมตรวจข้อกำหนดการเลือกเลขอ้างอิงในขั้นตอนปรับยอด
5 แบ่งหน้าที่ผู้ตรวจนับและผู้ตรวจทาน
SAP B1 รองรับรูปแบบผู้ตรวจนับคนเดียวหรือหลายคน รวมถึงการนับอิสระและการนับเป็นทีม องค์กรควรกำหนดว่าใครรับผิดชอบพื้นที่ใด กรณีใดต้องนับซ้ำ และใครตรวจหลักฐานก่อนยืนยันผล หากใช้ใบตรวจนับแบบไม่แสดงยอดระบบ ต้องตรวจรูปแบบเอกสารที่ใช้ก่อนเริ่มงาน
6 กำหนดเกณฑ์ผลต่างและขั้นตอนหาสาเหตุ
กำหนดเกณฑ์ตามจำนวน มูลค่า และความเสี่ยงของสินค้า ผลต่างเล็กของสินค้ามูลค่าสูงอาจต้องตรวจละเอียดกว่าผลต่างมากของวัสดุราคาต่ำ อย่าใช้ยอดบวกและลบของคนละรหัสมาหักล้างกันจนดูเหมือนผลต่างรวมต่ำ เพราะแต่ละรายการอาจสะท้อนปัญหาคนละกระบวนการ
เริ่มวางแผนเตรียมข้อมูลด้วย SAP Business One กับ NEXUS
เริ่มจากทบทวนกระบวนการรับจ่าย โครงสร้างคลังและ Bin Location แล้วกำหนดขอบเขตนับ เวลาตัดยอด และผู้ตรวจทานให้ชัดเจน ทดลองตรวจนับสินค้ากลุ่มที่มีผลต่างบ่อยด้วย SAP Business One และติดตามการแก้สาเหตุ เพื่อให้ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ และบัญชีใช้ข้อมูลสินค้าคงคลังได้อย่างมั่นใจขึ้น ปรึกษาทีม NEXUS เพื่อประเมินแนวทางตรวจนับด้วย SAP Business One ตั้งแต่โครงสร้างคลัง รอบการนับ ไปจนถึงการตรวจทานผลต่าง ให้เหมาะกับรูปแบบสินค้าคงคลังขององค์กร
NEXUS ในฐานะ SAP PREMIER PARTNER พร้อม ช่วยองค์กรวิเคราะห์ปัญหาของระบบเดิม เพื่อออกแบบแนวทางระบบ ERP ที่เหมาะกับธุรกิจ และวางแผนการใช้งานให้สอดคล้องกับเป้าหมายการเติบโต โดยครอบคลุม
🔷 การวิเคราะห์กระบวนการธุรกิจ (Business Process Assessment)
🔷 การออกแบบโซลูชันที่เหมาะสมกับธุรกิจ
🔷 การติดตั้ง และปรับแต่งให้เหมาะกับการใช้งานของธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ
🔷 การดูแลและพัฒนาระบบในระยะยาว รวมถึงให้บริการการสนับสนุนหลัง Go-Live เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าต่อได้อย่างมั่นใจ
FAQ: คำถามที่พบบ่อย
Inventory Counting ใช้บันทึกและจัดการผลตรวจนับ ส่วน Inventory Posting ใช้บันทึกส่วนต่างเพื่อปรับยอดตามกระบวนการ จึงควรตรวจผลนับและสาเหตุก่อนดำเนินการปรับยอด
ขึ้นกับขอบเขตและวิธีควบคุมของธุรกิจ อาจหยุดเฉพาะพื้นที่หรือจัดการรายการเคลื่อนไหวอย่างมีหลักฐาน สิ่งสำคัญคือผลนับและยอดที่นำมาเทียบต้องอยู่บนจุดตัดยอดเดียวกัน
ควรตรวจหน่วยนับ การนับซ้ำ และรายการรับจ่ายค้างก่อน จากนั้นจึงให้ผู้รับผิดชอบอนุมัติตามนโยบาย เพื่อป้องกันการปรับซ้ำกับธุรกรรมที่ยังไม่บันทึก
สามารถประเมินการใช้งานผ่านโซลูชันที่รองรับได้ ต้องยืนยันการเชื่อมต่อ รายการที่ทำได้ การอ่านล็อตหรือ Serial Number และขั้นตอนส่งผลนับกับผู้ให้บริการก่อนเลือกใช้
ไม่มีความถี่เดียวสำหรับทุกสินค้า ควรพิจารณามูลค่า ความถี่การเคลื่อนไหว ความเสี่ยง และประวัติส่วนต่าง แล้วกำหนดรอบร่วมกับผู้รับผิดชอบคลังและบัญชี
ปรึกษาทีมผู้เชี่ยวชาญของ NEXUS เพื่อวิเคราะห์ระบบ ERP ปัจจุบัน กระบวนการทำงาน ข้อมูล และเป้าหมายการเติบโต พร้อมออกแบบแนวทางระบบที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ
โทร: 02-091-1900
Line OA: @nexus-sr.com (มี @)
อีเมล: [email protected]
