ซื้อถูกอาจไม่คุ้ม เชื่อมจัดซื้อ รับสินค้า และเจ้าหนี้ด้วย SAP Business One
เลือกอ่านหัวที่สนใจ
ฝ่ายจัดซื้อต่อรองราคาลงได้ แต่เมื่อสินค้าถึงคลังกลับมีค่าขนส่ง ค่าดำเนินการ และต้นทุนจากการถือของนานเพิ่มขึ้น สินค้าที่ดูถูกกว่าในใบเสนอราคาจึงอาจไม่ได้เป็นทางเลือกที่คุ้มค่ากว่าสำหรับธุรกิจ
การบริหารจัดซื้อที่ดีต้องมองทั้งราคาซื้อ เงื่อนไขส่งมอบ ปริมาณที่ต้องสั่ง และเงื่อนไขและกำหนดชำระเงิน SAP Business One (SAP B1) ช่วยเชื่อมข้อมูลจัดซื้อ สินค้าคงคลัง และเจ้าหนี้ เพื่อให้การเปรียบเทียบอาศัยข้อมูลที่ต่อเนื่องกัน แทนการตัดสินจากราคาต่อหน่วยเพียงช่องเดียว
แยกราคาซื้อ ต้นทุนสินค้าทางบัญชี และต้นทุนรวมทางธุรกิจ
ราคาซื้อคือมูลค่าที่ตกลงกับผู้ขาย แต่ต้นทุนสินค้าที่ใช้ทางบัญชีอาจรวมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการนำสินค้าเข้ามาตามนโยบายและข้อกำหนดที่ใช้ ส่วนต้นทุนรวมในการตัดสินใจทางธุรกิจอาจต้องพิจารณาเพิ่มเติมถึงภาระเก็บรักษา เงินทุน และผลกระทบหากส่งล่าช้า สามมุมนี้ไม่ควรถูกรวมเป็นตัวเลขเดียวโดยไม่มีนิยาม โดยเฉพาะเมื่อเปรียบเทียบผู้ขายต่างประเทศกับผู้ขายในประเทศ หรือมีเงื่อนไขส่งมอบต่างกัน ทีมจัดซื้อและบัญชีควรตกลงว่าค่าใช้จ่ายใดอยู่ในราคาที่เสนอแล้ว และค่าใดต้องรับผิดชอบเพิ่มเติม
เปรียบเทียบราคาสินค้าบนเงื่อนไขเดียวกัน
กรณีตัวอย่าง ธุรกิจต้องซื้อสินค้าคุณภาพและข้อกำหนดเทียบเท่ากัน 1,000 ชิ้น โดยพิจารณาค่าใช้จ่ายในการนำสินค้าถึงจุดรับมอบ และยังไม่รวมภาษีหรือค่าใช้จ่ายอื่นที่ไม่ได้แสดง
แม้ A เสนอราคาสินค้าต่ำกว่า แต่เมื่อรวมรายการที่เปรียบเทียบ B ใช้เงินน้อยกว่า 7,000 บาท ตัวอย่างนี้ยังไม่เพียงพอสำหรับตัดสินใจเลือกผู้ขาย เพราะต้องตรวจคุณภาพ ความตรงเวลา เงื่อนไขชำระเงิน และความเสี่ยงในการจัดหาด้วย โดยอีกกรณีหนึ่งคือส่วนลดจากการซื้อจำนวนมาก หากยอดขายใช้เวลาหลายเดือนกว่าจะระบายสินค้าได้ การประหยัดราคาต่อหน่วยอาจแลกกับเงินที่ผูกอยู่ในสต็อกและความเสี่ยงของสินค้าเสื่อมสภาพ จึงควรเทียบกับความต้องการจริงก่อนสั่ง
เชื่อม Purchase Order, Goods Receipt PO และ A/P Invoice อย่างไร
กระบวนการตัวอย่างเริ่มจาก Purchase Order หรือใบสั่งซื้อ ไปยัง Goods Receipt PO หรือเอกสารรับสินค้าจากการสั่งซื้อ ตามด้วย A/P Invoice และการจ่ายเงินให้ผู้ขาย การอ้างอิงเอกสารที่เกี่ยวข้องช่วยให้ตรวจเส้นทางของรายการได้ง่ายขึ้น
ตัวระบบรองรับวงจรจัดซื้อที่เชื่อมการสั่งซื้อ รับสินค้า ใบแจ้งหนี้ และการชำระเงิน รวมถึงการอ้างอิงเอกสารเพื่อช่วยตรวจสอบรายการ ทั้งนี้รูปแบบการใช้เอกสารควรตรงกับลักษณะการซื้อขององค์กร ความสามารถด้านจัดซื้อและสินค้าคงคลังจาก SAP
ในทางปฏิบัติ ทีมควรตรวจ 3 ประเด็นก่อนจ่าย คือสั่งอะไรไว้ รับอะไรจริง และผู้ขายเรียกเก็บอะไร เช่น หากสั่ง 1,000 ชิ้นแต่รับ 800 ชิ้น ต้องรู้ว่าส่วนที่เหลือรอส่ง ถูกยกเลิก หรือเรียกเก็บตามเงื่อนไขใด การมีเอกสารเชื่อมกันไม่ได้แทนการตรวจข้อแตกต่างหรือหมายความว่าระบบจะบล็อกทุกกรณีอัตโนมัติ
Landed Costs จาก SAP Business One ทำให้เห็นต้นทุนสินค้าครบขึ้น
สำหรับธุรกิจนำเข้า ค่าใช้จ่ายอย่างค่าขนส่ง ประกันภัย หรืออากรตามกรณี อาจจำเป็นต่อการสะท้อนต้นทุนสินค้า ระบบ SAP B1 มีเอกสาร Landed Costs สำหรับจัดสรรค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องเข้ารายการสินค้า โดยมีวิธีแบ่งตามเกณฑ์ เช่น มูลค่า น้ำหนัก ปริมาตร หรือจำนวน ตามการตั้งค่าที่ใช้ ดูการทำงานของ Landed Costs จาก SAP
การเลือกวิธีปันส่วนควรสัมพันธ์กับสาเหตุของค่าใช้จ่าย เช่น ค่าขนส่งที่คิดตามน้ำหนักอาจเหมาะกับการกระจายตามน้ำหนักมากกว่ามูลค่าสินค้า หากใช้เกณฑ์เดียวกับทุกรายการโดยไม่ตรวจสอบ สินค้าบางตัวอาจรับต้นทุนมากหรือน้อยเกินสมควร แต่ควรกำหนดด้วยว่าเมื่อยังไม่ทราบค่าใช้จ่ายจริงจะจัดการอย่างไร ใครตรวจยอดเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ และจะทบทวนผลต่างในช่วงใด เพื่อไม่ให้ตัวเลขที่ใช้ตั้งราคาขายค้างอยู่บนประมาณการที่ไม่เคยปรับปรุง
ป้องกันซื้อซ้ำและซื้อเกินด้วยข้อมูลก่อนอนุมัติ
ก่อนออกใบสั่งซื้อใหม่ ผู้ขอซื้อและจัดซื้อควรตรวจของในคลัง คำสั่งซื้อที่เปิดอยู่ และความต้องการที่รองรับแล้ว หากแต่ละฝ่ายใช้ไฟล์คนละชุด อาจมีการขอซื้อซ้ำเพราะมองไม่เห็นว่างานเดิมอยู่ระหว่างดำเนินการ
กำหนดให้คำขอซื้ออธิบายเหตุผล ปริมาณที่ต้องใช้ และวันที่ต้องการ พร้อมระบุวิธีจัดการเมื่อความต้องการเปลี่ยน หลังอนุมัติแล้วควรติดตามรายการที่ยังไม่ได้รับหรือเลื่อนส่ง เพื่อให้ข้อมูลภาระซื้อไม่ค้างโดยไม่มีผู้ดูแล
นโยบายอนุมัติควรพิจารณาทั้งวงเงินและเงื่อนไขที่มีผลต่อความเสี่ยง เช่น ซื้อจากผู้ขายใหม่หรือสั่งเกินความต้องการปกติ ส่วนวิธีทำงานในระบบต้องประเมินการตั้งค่าและสิทธิ์ของผู้ใช้ให้สอดคล้องกัน
วัดความคุ้มค่าจากผลที่เกิดกับทั้งธุรกิจด้วย SAP Business One
นอกจากส่วนลดที่ต่อรองได้ ควรติดตามต้นทุนรวมที่กำหนดไว้ ความตรงเวลาของผู้ขาย จำนวนรายการรับไม่ตรงคำสั่งซื้อ และมูลค่าสินค้าที่ซื้อแล้วเคลื่อนไหวช้า โดยเปรียบเทียบสินค้าที่มีคุณภาพและเงื่อนไขใกล้เคียงกัน
เมื่อเห็นข้อมูลครบ ผู้บริหารจะมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่ครบขึ้นว่าควรต่อรองราคา เปลี่ยนรอบซื้อ ปรับปริมาณขั้นต่ำ หรือปรับเงื่อนไขจ่าย หากต้องการเชื่อมจัดซื้อ รับสินค้า และเจ้าหนี้ ติดต่อ NEXUS เพื่อประเมินกระบวนการและการใช้ SAP B1 ให้เหมาะกับธุรกิจ
เริ่มต้นระบบ SAP Business One กับ NEXUS?
NEXUS ในฐานะ PREMIER PARTNER พร้อม ช่วยองค์กรวิเคราะห์ปัญหาของระบบเดิม เพื่อออกแบบแนวทางระบบ ERP ที่เหมาะกับธุรกิจ และวางแผนการใช้งานให้สอดคล้องกับเป้าหมายการเติบโต โดยครอบคลุม
🔷 การวิเคราะห์กระบวนการธุรกิจ (Business Process Assessment)
🔷 การออกแบบโซลูชัน SAP B1 ที่เหมาะสมกับธุรกิจ
🔷 การติดตั้ง และปรับแต่ง SAP B1 ให้เหมาะกับการใช้งานของธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ
🔷 การดูแลและพัฒนาระบบในระยะยาว รวมถึงให้บริการการสนับสนุนหลัง Go-Live เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าต่อได้อย่างมั่นใจ
FAQ: คำถามที่พบบ่อย
เป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการนำสินค้าเข้ามา เช่น ค่าขนส่งหรือประกันภัยตามกรณี ใน SAP Business One สามารถใช้เอกสาร Landed Costs เพื่อจัดสรรค่าใช้จ่ายที่กำหนดเข้ารายการสินค้า โดยต้องตั้งค่าวิธีปันส่วนและบัญชีให้ถูกต้อง
ไม่ใช่ทุกอย่าง การจัดประเภทขึ้นกับลักษณะค่าใช้จ่ายและนโยบายบัญชีที่ใช้ ควรให้ผู้รับผิดชอบบัญชีกำหนดหลักเกณฑ์ก่อนตั้งค่า และแยกต้นทุนเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจออกจากต้นทุนที่บันทึกทางบัญชีให้ชัด
เพื่อดูว่ายอดเรียกเก็บสัมพันธ์กับสิ่งที่สั่งและรับจริงหรือไม่ ช่วยติดตามการรับบางส่วน รายการค้าง และข้อแตกต่างได้เป็นระบบ แต่ยังต้องกำหนดผู้ตรวจและวิธีจัดการข้อยกเว้นด้วย
ไม่เสมอ ต้องเปรียบเทียบส่วนลดกับเงินที่ผูกอยู่ในสินค้า พื้นที่เก็บ ความเสี่ยงขายไม่ทัน และเงื่อนไขจ่าย การซื้อในปริมาณที่ตรงกับรอบใช้งานอาจเหมาะกว่าราคาต่อหน่วยต่ำที่สุด
ควรมีราคาซื้อจริง ส่วนลด ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ปริมาณรับ เงื่อนไขจ่าย และวันส่งมอบ พร้อมกำหนดหน่วยนับและสกุลเงินให้เปรียบเทียบกันได้ รวมถึงระบุว่าตัวเลขใดเป็นประมาณการและตัวเลขใดเกิดขึ้นจริงแล้ว
