การบริหารจัดการทรัพยากรในองค์กรให้คุ้มค่าและการจัดระบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพ เป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับผู้บริหาร ธุรกิจที่พึ่งเริ่มต้น อาจควบคุมได้ง่าย แต่หากธุรกิจที่เริ่มมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น งานบัญชี ภาษีเริ่มมีความยุ่งยาก การทำงานระหว่างแผนกไม่ลื่นไหล มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นบ่อย ๆ ก็จำเป็นที่จะต้องหาเครื่องมือเข้ามาช่วยให้การบริหารงานเป็นระบบระเบียบและมีมาตรฐานมากยิ่งขึ้น ซึ่งเครื่องมือที่นิยมในปัจจุบัน ก็คือระบบ ERP นั่นเอง แล้วระบบ ERP คืออะไร และมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร ธุรกิจใดบ้างที่ต้องใช้? เน็กซัสฯ จะพาคุณไปหาคำตอบ
ERP และ Cloud ERP คืออะไร?
ERP ย่อมาจากคำว่า Enterprise Resource Planning มีความหมายว่า การวางแผนทรัพยากรองค์กร ซึ่งจุดประสงค์ของระบบ ERP ก็คือ วางแผนบริหารจัดการทรัพยากรในองค์กรให้เกิดประโยชน์สูงสุด ใช้ทรัพยากรให้คุ้มค่าที่สุดนั่นเอง
ซึ่งทรัพยากรภายในองค์กรนั้นรวมไปถึงทรัพยากรมนุษย์ด้วย ระบบ ERP จึงเป็นระบบที่ช่วยให้ผู้ใช้งาน ทำงานได้อย่างคุ้มค่า คุ้มเวลามากที่สุด โดยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน งานที่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำ ๆ ให้เป็นอัตโนมัติให้ได้มากที่สุด ลดข้อผิดพลาด และสรุปวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากได้
ระบบ ERP ทำอะไรได้บ้าง?
เมื่อรู้ว่า ERP คืออะไร มีจุดประสงค์เพื่ออะไรกันแล้ว มาดูความสามารถของระบบ ERP กันต่อ ความสามารถของระบบ ERP คือ เชื่อมต่อฝ่ายต่าง ๆ ให้ทำงานร่วมกันได้ภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกัน ในแพลตฟอร์มเดียวกัน การทำงานเชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ
หนึ่งในปัญหาของการทำงานภายในองค์กร นั่นคือการทำงานบนแพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน เช่น ฝ่ายบัญชีใช้โปรแกรมบัญชี ฝ่ายขายใช้ Excel เมื่อแต่ละฝ่ายต้องการข้อมูล ต้องใช้เวลาดึงข้อมูลเพื่อส่งต่อ และเมื่ออีกฝ่ายรับข้อมูลมา ก็ต้องใช้เวลาแปลงข้อมูลให้เข้ากับอีกแพลตฟอร์มที่ใช้ เป็นต้น ทำให้เกิดความล่าช้า ข้อมูลผิดพลาดได้ง่าย
ซึ่งระบบ ERP จะสามารถเชื่อมต่อการทำงานทุกฝ่ายเข้าด้วยกัน ทั้งฝ่ายบัญชี การเงิน จัดซื้อ ฝ่ายขาย คลังสินค้า และฝ่ายผลิต มี Workflow การทำงานที่ได้มาตรฐาน เป็นระบบ เมื่อแต่ละฝ่ายป้อนข้อมูลหรือทำงานเอกสาร ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน สามารถเรียกดูข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ ช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดได้
ประโยชน์ของ ERP คืออะไร
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน – ระบบ ERP จะเข้ามาช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนให้เป็นอัตโนมัติได้ ช่วยประหยัดเวลาการทำงาน ช่วยให้งานบางงานที่มีความซับซ้อน ยุ่งยาก ทำได้ง่ายขึ้น มีระบบการทำงานที่เป็นมาตรฐาน ส่งเสริมการทำงานร่วมกันภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดข้อผิดพลาดที่อาจขึ้นขึ้นจาก Human Error ได้
- ง่ายต่อการตรวจสอบ – ระบบ ERP มีการทำงานอย่างเป็นระบบ สามารถตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน เอกสารที่เกิดขึ้นทุกใบจะมีหลักฐาน มีที่มาที่ไป พร้อมทั้งเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบในฐานข้อมูล เรียกดูได้ง่าย ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบ มีความโปร่งใส
- เพิ่มความน่าเชื่อถือให้องค์กร – การมีระบบ ERP ที่ดี จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร โดยเฉพาะในมุมมองของธนาคารและผู้ลงทุน เพราะมั่นใจได้ว่า องค์กรจะมีการบริหารงานที่เป็นระบบ มีมาตรฐานและสามารถตรวจสอบได้
- ง่ายต่อการวิเคราะห์ – การวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก ต้องใช้ทักษะและความเข้าใจ ยิ่งข้อมูลที่มาจากแพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน ยิ่งยุ่งยากและใช้เวลา แต่ระบบ ERP สามารถสรุปข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเป็นรายงานและแผนภาพที่เข้าใจง่าย เช่น Top 5 สินค้าขายดี ลูกหนี้ค้างชำระ เปรียบเทียบรายได้กับกำไร เป็นต้น ทำให้นำข้อมูลเหล่านี้ไปวิเคราะห์ต่อได้ง่ายยิ่งขึ้น
- ลดต้นทุน เพิ่มกำไรให้กับธุรกิจ – ระบบ ERP ช่วยให้องค์กรใช้ทรัพยากรได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด มองเห็นภาพรวมของธุรกิจ รับรู้สถานการณ์ปัจจุบันของบริษัท เช่น กระแสเงินสด ต้นทุน กำไร รายงานการขาย รายงานสินค้าคงคลัง ข้อมูลฐานลูกค้า เป็นต้น ทำให้มีข้อมูลเพียงพอในการตัดสินใจและวางแผนอนาคตได้แม่นยำ
ธุรกิจใดบ้างต้องใช้ระบบ ERP
เดิมทีระบบ ERP เป็นระบบที่ใช้สำหรับองค์กรใหญ่ที่มีความซับซ้อนมาก และระบบ ERP ก็มีต้นทุนที่สูง อาจไม่เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก แต่จริง ๆ แล้ว ในปัจจุบัน ธุรกิจขนาดเล็กก็ต้องการระบบที่ดี ที่เข้ามาช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ให้ธุรกิจพร้อมแข่งขันในยุคดิจิทัล
ตัวอย่างธุรกิจที่ใช้ระบบ ERP
- ธุรกิจการบริการ เลือกใช้ระบบ ERP ที่ครอบคลุมงานบัญชี การเงิน และภาษี เพื่อควบคุมการบันทึกรายงานประจำวัน บัญชีลูกหนี้ และบัญชีเจ้าหนี้ทางการค้า พร้อมทั้งจัดสรรและควบคุมต้นทุน บริหารกระแสเงินสด วางแผนและจัดทำงบประมาณ เป็นต้น
- ธุรกิจซื้อมา ขายไป และค้าส่ง ค้าปลีก เลือกใช้ระบบ ERP ที่มีครอบคลุมงานจัดซื้อ งานขาย การบริหารคลังสินค้า ติดตามยอดขายและสถานะสินค้า มีการบันทึกการเข้าออกของสินค้าด้วย หมายเลข Serial และ Batch เป็นต้น
- ธุรกิจการผลิต เลือกใช้ระบบ ERP ที่ครอบคลุมการวางแผนการผลิต มีการกำหนดสูตรการผลิต (BOM) วางแผนการจัดการวัตถุดิบสำหรับการผลิตผ่าน MRP วางแผนการจัดซื้อวัตถุดิบให้เพียงพอสำหรับการผลิต เป็นต้น
หากองค์กรเลือกใช้หลาย ๆ ระบบ เช่น ฝ่ายบัญชีใช้โปรแกรมบัญชี ฝ่ายจัดซื้อใช้ระบบจัดซื้อ ฝ่ายขายใช้ Excel เป็นต้น การเชื่อมต่อแต่ละหน่วยงานจะมีช่องว่าง ที่อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ใช้เวลานานในการส่งต่อข้อมูล ทำให้เกิดความล่าช้า เอกสารก็กระจัดกระจาย ติดตามยากและเสี่ยงต่อการสูญหาย
การมีระบบ ERP จะช่วยให้ทุกฝ่ายในองค์กรทำงานได้ภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกัน และที่สำคัญ สามารถบันทึกข้อมูลหรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในธุรกิจ ซึ่งจะเป็นข้อมูลสำคัญที่ใช้ในการวิเคราะห์แนวโน้มธุรกิจและคาดการณ์อนาคตได้ ระบบ ERP ที่ดีจะสามารถสรุปข้อมูลเป็นแผนภาพที่เข้าใจง่าย ทำให้ง่ายต่อผู้บริหาร
