การจัดทำบัญชีเป็นงานที่องค์กรจะต้องให้ความสำคัญไม่น้อยไปกว่าฝ่ายอื่น ๆ ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบในการทำบัญชีควรมีความรู้ความเข้าใจในการทำบัญชีขั้นพื้นฐาน เช่น การทำบัญชีรายรับรายจ่าย รายการบัญชี การบันทึกบัญชี เงินหมุนเวียน การจ่ายภาษี เป็นต้น เข้าใจทั้งระบบและจัดการเอกสารทางบัญชีได้ถูกต้อง โดยในปัจจุบันมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยทำให้เข้าใจระบบบัญชี สามารถจัดการงานบัญชีได้ง่าย จัดการเอกสารได้ถูกต้อง มีมาตรฐานและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น นั่นคือระบบ ERP หรือระบบบริหารทรัพยากรธุรกิจนั่นเอง
เข้าใจระบบบัญชี และการทำบัญชีมีความสำคัญอย่างไร
การจัดทำบัญชีนั้นจะช่วยให้องค์กรทราบถึงฐานะทางการเงินของธุรกิจ ผลการดำเนินงาน นำข้อมูลมาประกอบการตัดสินใจ วางกลยุทธ์ รวมถึงสามารถใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการคำนวณภาษีได้อย่างถูกต้องตามความเป็นจริง โดยการทำบัญชีให้มีคุณภาพและถูกต้อง องค์กรต้องเข้าใจในลักษณะของธุรกิจ ต้องเข้าใจกระบวนการทำงาน การรวบรวมข้อมูล เอกสารจากฝ่ายต่าง ๆ และจัดเก็บเอกสารทางบัญชีอย่างเป็นระบบ ครบถ้วน
เอกสารทางบัญชีที่เกี่ยวข้อง
เอกสารทางบัญชีหรือแบบฟอร์มที่ต้องใช้ในการทำธุรกิจ เป็นการกำหนดเอกสารเพื่อบันทึกรายการต่าง ๆ ตามลักษณะของธุรกิจ
โดยเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี มีดังนี้
- เอกสารที่ออกให้กับบุคคลภายนอก เช่น ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีใบแจ้งหนี้ เป็นต้น
- เอกสารที่รับจากบุคคลภายนอก เช่น ใบส่งของ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น
- เอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้ในกิจการ เช่น ใบเบิกเงินเดือนล่วงหน้า ใบเบิกวัสดุ ใบเบิกค่ารถรับจ้าง เป็นต้น
เข้าใจระบบบัญชีและความสำคัญของเอกสารทางบัญชี
เอกสารทางบัญชีมีเพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงและเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี หากเอกสารที่กำหนดมีมาตรฐานที่ถูกต้องและมีการเก็บอย่างเป็นระบบ จะช่วยให้ง่ายต่อการสืบค้น ตรวจสอบ รวมถึงนำไปบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้อง จัดทำงบการเงินได้อย่างไม่ผิดพลาด ซึ่งการจัดทำงบการเงินให้น่าเชื่อถือและถูกต้อง ระบบเอกสารที่ใช้ประกอบการบันทึกบัญชีต้องเป็นไปตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ซึ่งเป็นกฎหมายบัญชีที่ได้กำหนดให้มีเอกสารประกอบการลงบัญชี
ระบบ ERP กับงานบัญชี
ระบบ ERP เป็นซอฟต์แวร์บริหารทรัพยากรธุรกิจ มีหน้าที่เชื่อมโยงฝ่ายต่าง ๆ ให้ทำงานได้ภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกัน ซึ่งงานบัญชี ถือเป็นหนึ่งในโมดูลสำคัญของระบบ ERP เลยก็ว่าได้ ระบบ ERP จะช่วยให้องค์กรควบคุม
งานบัญชีได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นตามหลักในการทำบัญชี ดังนี้
- ถูกต้อง ตามกฎหมายบัญชี และมาตรฐานการบัญชี
- ครบถ้วน บันทึกทุกรายการที่เกิดขึ้น
- น่าเชื่อถือ มีเอกสารเป็นหลักฐานที่สามารถตรวจสอบได้
- เก็บรักษาตามพระราชบัญญัติการบัญชี เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี
ความสามารถของ NEXcloud ERP กับงานบัญชีและการจัดการเอกสาร
NEXcloud ERP เป็นระบบบริหารธุรกิจบนคลาวด์ที่มีเทมเพลตธุรกิจครอบคลุมการทำงาน จัดเป็นแพ็กเกจให้เลือกตามลักษณะการใช้งานของธุรกิจโดยมี SAP Business One เป็นกลไกหลักในการทำงาน ครอบคลุมทั้งงานบัญชี ธุรกิจที่มีคลังสินค้า และธุรกิจที่มีกระบวนการผลิต
