ในยุคที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรต่าง ๆ จำเป็นต้องปรับตัวให้ทัน และเตรียมพร้อมอยู่เสมอ การบริหารธุรกิจและการทำงานแบบ Manual อาจไม่เพียงพออีกต่อไป นอกจากจะมีโอกาสผิดพลาดสูงแล้ว ยังทำให้การทำงาน และการตัดสินใจต่าง ๆ เกิดความล่าช้าและไม่คล่องตัว องค์กรจึงจำเป็นต้องมีระบบที่เข้ามาช่วยให้การทำงานคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น ซอฟต์แวร์ ERP (Enterprise Resource Planning) ระบบการบริหารทรัพยากรขององค์กร เครื่องมือสำคัญที่ธุรกิจทั่วโลกเลือกใช้
5 เหตุผล ทำไมบริษัทต้องใช้ระบบ ERP
1. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความคล่องตัวของธุรกิจ
หลังจากเกิดเหตุการณ์การระบาดของไวรัส เป็นบทเรียนสำคัญที่ทำให้ตระหนักได้ว่า ธุรกิจต้องพร้อมปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วอยู่เสมอ การมีระบบ ERP ที่ดีจะช่วยให้กระบวนการที่ซ้ำซ้อนสามารถทำได้แบบอัตโนมัติ เชื่อมโยงการทำงานและข้อมูลฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร
นอกจากนี้การมีระบบคลาวด์ ERP จะช่วยให้ธุรกิจมีความคล่องตัวยิ่งขึ้น สามารถทำงานได้ทุกที่ ผ่านหลากหลายอุปกรณ์ โดยไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ โดยฐานข้อมูลบนคลาวด์จะช่วยให้พนักงานแต่ละฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ โดยไม่ต้องรอให้อีกฝ่ายสรุปข้อมูลและส่งรายงาน ช่วยประหยัดเวลา และลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
2. ช่วยลดต้นทุนการดำเนินงาน
ซอฟต์แวร์ ERP ช่วยให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายและเพิ่มกำไรให้ธุรกิจได้ โดยระบบจะช่วยวางแผนให้ธุรกิจใช้ทรัพยากรให้อย่างเกิดประโยชน์สูงสุด สามารถควบคุมต้นทุนได้ ลดข้อผิดพลาด ลดความล่าช้า คาดการณ์สถานการณ์ได้อย่างแม่นยำ และจากการที่ระบบช่วยทำให้งานที่ซ้ำซ้อนสามารถทำได้แบบอัตโนมัติได้ ทำให้องค์กรสามารถลดต้นทุนในการจ้างแรงงานที่ไม่จำเป็นได้อีกด้วย
อีกทั้งระบบ ERP บนคลาวด์ยังมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการต่ำกว่า เมื่อเทียบกับการติดตั้งระบบแบบเดิม ลดค่าใช้จ่ายจุกจิก เช่น ค่าฮาร์ดแวร์ ค่าดูแลรักษาเซิร์ฟเวอร์ ค่าอัปเดตระบบ ค่าพนักงานไอทีผู้เชี่ยวชาญในการดูแลระบบ เป็นต้น โดยระบบคลาวด์ จะมีผู้ให้บริการจะเป็นผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งมีความเชี่ยวชาญและยังช่วยลดความเสี่ยงในการหยุดทำงานของระบบได้อีกด้วย
3. เก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบอย่างปลอดภัย
จากเดิมที่องค์กรมีการเก็บเอกสารเป็นกอง ๆ ต้องมีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร เมื่อต้องการดูเอกสารย้อนหลัง จะต้องใช้เวลาในการรื้อค้น เอกสารมีโอกาสหายหรือชำรุดได้ แต่ซอฟต์แวร์ ERP จะช่วยให้องค์กรสามารถเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระบบบนฐานข้อมูล เรียกดูข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ ง่ายต่อการตรวจสอบ ซึ่งการมีซอฟต์แวร์ ERP แบบคลาวด์จะช่วยปกป้องข้อมูลให้ปลอดภัยต่อเหตุไม่คาดฝัน เช่น ไฟดับ เพราะมีข้อมูลสำรองบันทึกไว้ในฐานข้อมูลคลาวด์บนอินเทอร์เน็ต
ในแง่ของความปลอดภัย ระบบ ERP ที่ดีจะสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนได้ สามารถบันทึกข้อมูลกิจกรรมการใช้งานของผู้ใช้ ป้องกันไม่ให้เกิดการแก้ไขข้อมูล หรือการกระทำที่ไม่ได้รับอนุญาต องค์กรสามารถตรวจสอบกิจกรรมที่น่าสงสัยในระบบได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ระบบคลาวด์ ERP ที่ทันสมัย จะมีการรักษาความปลอดภัยที่รัดกุม ดูแลโดยผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญด้านระบบคลาวด์โดยเฉพาะ ยากต่อการเข้าถึงสำหรับคนนอกองค์กร หรือผู้ที่ไม่หวังดี
4. เข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วและวิเคราะห์ได้แม่นยำ
การมีระบบ ERP จะช่วยให้การวิเคราะห์ทางธุรกิจเร็วยิ่งขึ้น เนื่องจากทุกฝ่ายบันทึกข้อมูลในฐานระบบเดียวกัน สามารถเรียกดูได้ทันที ไม่ต้องดึงข้อมูลจากหลาย ๆ ระบบมาสรุปเป็นข้อมูลให้เป็นรูปแบบเดียวกัน นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ ERP สมัยใหม่จะช่วยทำให้การวิเคราะห์สะดวกและง่ายยิ่งขึ้น ด้วยระบบวิเคราะห์ข้อมูลอัจฉริยะ ตัวช่วยสำคัญที่สามารถสรุปข้อมูลต่าง ๆ แสดงเป็นกราฟที่เข้าใจง่าย เลือกดูข้อมูลที่ต้องการได้ผ่านทางแดชบอร์ด สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ
การใช้ระบบคลาวด์ ERP จะทำให้องค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลล่าสุดที่เก็บไว้บนฐานข้อมูลคลาวด์ได้จากทุกที่ ทุกเวลา แม้ไม่ได้เข้าบริษัท ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลทางการเงิน จำนวนสินค้าคงคลัง ยอดขาย รายได้ ทำให้ผู้บริหารหรือผู้ใช้งานมีข้อมูลที่จำเป็นในการวิเคราะห์ สามารถดูแนวโน้มธุรกิจและระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
5. เพิ่มความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจ และส่งเสริมการเติบโต
ระบบ ERP นอกจากจะช่วยปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพแล้ว ยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้องค์กรได้อีกด้วย เนื่องจากระบบ ERP ที่ได้มาตรฐาน จะมาพร้อมกับ Workflow การทำงานที่มีมาตรฐานเป็นที่ยอมรับ กระบวนการทางบัญชีการเงินสามารถตรวจสอบได้ ง่ายต่อการตรวจสอบที่มาที่ไปของเอกสารและแหล่งที่มาของข้อมูล เช่น เอกสารนี้ใครทำ เอกสารมาได้อย่างไร เป็นต้น ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้ทั้งในมุมของการทำธุรกรรมธนาคาร ผู้ลงทุนและคู่ค้า
นอกจากนี้การที่มีระบบการทำงานที่ได้มาตรฐาน ช่วยลดข้อผิดพลาด ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน รู้สถานการณ์ปัจจุบันของบริษัท และตัวช่วยในการวิเคราะห์แนวโน้มที่แม่นยำ จะทำให้ธุรกิจแข็งแรง และเติบโตได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย
NEXcloudERP คือโซลูชันสำหรับคลาวด์ ERP ที่เชื่อมต่อกระบวนการทำงานของหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กรของคุณ ให้อยู่ภายใต้แพลตฟอร์มเดียวกันอย่างลงตัว โดยมี SAP Business One ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์มาตรฐานระดับโลกเป็นกลไกหลัก ในการทำงาน
