ธุรกิจที่มีฝ่ายจัดซื้อ ร่วมกับ ฝ่ายคลังสินค้า เคยเจอปัญหาเหล่านี้หรือไม่? สินค้าขาดสต็อก สั่งซื้อไม่ทัน จัดซื้อสั่งสินค้าเกินพื้นที่ที่คลังจะรับไหว ไม่มีที่เก็บสินค้า เกิดการล้นสต็อก ลงทุนไปเยอะแต่เห็นกำไรน้อย สินค้าบางชนิดค้างสต็อกนานจนเกิดการเสื่อมสภาพ เสียโอกาสในการขาย ทำให้ขาดทุน และอีกมากมาย ปัญหาเหล่านี้เกิดจากการที่ ฝ่ายจัดซื้อ และ คลังสินค้าไม่ได้มีการทำงานที่ประสานเป็นหนึ่งเดียวกัน โดยทำงานจากข้อมูลคนละส่วน จึงทำให้ไม่เห็นข้อมูลที่ถูกต้องจริง ๆ โซลูชั่นหรือตัวช่วยสำคัญที่จะแก้ปัญหานี้ก็คือ การนำซอฟต์แวร์ ERP มาใช้ในองค์กรนั่นเอง แล้ว ประโยชน์ของ ERP จริง ๆ แล้ว คืออะไร?
วันนี้ nexcloud ERP จะพาไปหาคำตอบว่า ซอฟต์แวร์ ERP มีความจำเป็นอย่างไร และจะช่วยให้ ฝ่ายจัดซื้อ และคลังสินค้า ทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งเดียวได้อย่างไร?
ซอฟต์แวร์ ERP มีความจำเป็นอย่างไร
ERP หรือ ซอฟต์แวร์บริหารจัดการธุรกิจ เป็นตัวช่วยเชื่อมโยงฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร ให้ทำงานภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกัน เรียกดูข้อมูลฝ่ายต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์ตามที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลไว้ ประโยชน์ของ ERP จะช่วยลดระยะเวลาการรอข้อมูลจากฝ่ายอื่น ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและรวดเร็ว นอกจากนี้ nexcloud ERP ยังสามารถแสดงรายงานวิเคราะห์ข้อมูลเป็นภาพหรือกราฟ ในหน้าแดชบอร์ดได้อีกด้วย ทำให้ง่ายต่อการนำข้อมูลมาวิเคราะห์ ต่อยอดวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
จะเป็นอย่างไรหากทำงานโดยไม่มีระบบซอฟต์แวร์ ERP หรือ บริษัทเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันในแต่ละฝ่าย เช่น ฝ่ายบัญชีใช้โปรแกรม A ฝ่ายจัดซื้อใช้โปรแกรม B ฝ่ายคลังใช้ Excel เป็นต้น คำตอบก็คือ ข้อมูลแต่ละฝ่ายจะไม่เชื่อมโยงกัน ต้องดึงข้อมูลออกมาเพื่อส่งต่อยังฝ่ายอื่น เกิดช่องว่างในการส่งต่อข้อมูล อาจเกิดการตกหล่น ไม่สมบูรณ์ ที่สำคัญคือแต่ละฝ่ายจะไม่เห็นข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน ทำให้เกิดการตัดสินใจที่ผิดพลาดได้และการทำงานก็มีความล่าช้าอีกด้วย
ประโยชน์ของ ERP กับ ฝ่ายจัดซื้อและคลังสินค้า
เมื่อองค์กรมีระบบที่ช่วยเชื่อมโยงข้อมูลภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกัน ทำงานโดยเห็นข้อมูลก้อนเดียวกัน จะส่งผลดีต่อฝ่ายจัดซื้อและคลังสินค้า เมื่อคลังสินค้าบันทึกข้อมูลจำนวนสินค้าคงคลัง บันทึกความเคลื่อนไหวของสินค้าทุกครั้ง สินค้ามีการรับเข้า/ส่งออก มีการเคลื่อนย้ายของสินค้า ก็จะทำให้จัดซื้อทำงานได้ง่าย เห็นข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน ลดความผิดพลาดในการสั่งซื้อ
ประโยชน์ของ ERP ในงานจัดซื้อกับคลัง
- สต็อกข้อมูลมีการอัปเดตตลอดเวลา
เมื่อรับสินค้าเข้าคลัง ฝ่ายคลังสามารถบันทึกข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ ติดตามได้ว่า รับเข้าเมื่อไหร่ จากที่ใด จัดเก็บที่ส่วนไหนของคลัง มีตัวเลข Serial/Batch จำแนกสินค้าอย่างชัดเจน ทราบว่าสินค้ามีการเบิกจ่ายออกไปเท่าใด ทำให้มีข้อมูลที่อัปเดตอยู่เสมอ
- จัดซื้อได้แม่นยำ ไม่ต้องวิ่งถามให้วุ่นวาย
เมื่อฝ่ายคลังบันทึกข้อมูลการเคลื่อนไหวสินค้าทุกครั้ง ทำให้จัดซื้อเรียกดูข้อมูลได้ว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไหร่ ต้องสั่งเท่าไหร่ และซอฟต์แวร์ ERP ยังเชื่อมโยงถึงฝ่ายขาย เมื่อฝ่ายขายปิดดีลได้และมีการจองสินค้าเพื่อขาย ตัวเลขจะตัดในระบบทันที ทำให้ฝ่ายจัดซื้อรับรู้ตัวเลขที่ถูกต้อง เป็นปัจจุบัน สั่งซื้อสินค้าได้ถูกต้อง ลดการผิดพลาด
nexcloud ERP เป็นโซลูชั่นคลาวด์ ERP ที่ออกแบบมาเพื่อ SMEs ขนาดเล็ก – ขนาดกลาง มีแพ็กเกจที่ตอบโจทย์หลากหลายธุรกิจ ทั้ง ซื้อมาขายไป ค้าปลีกค้าส่ง การผลิต ธุรกิจที่มีโรงงาน ครอบคลุมการทำงานที่จำเป็น อาทิ ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายคลังสินค้า
nexcloud ERP มาพร้อมฟีเจอร์ที่สะดวกต่อการทำงาน มี Workbench แสดง Process Flow แบบเข้าใจง่าย ผู้ใช้สามารถเข้าใจถึงขั้นตอนกระบวนการทำงาน และจัดการเอกสารที่สำคัญได้อย่างง่ายดาย บริหารจัดการข้อมูลด้วย User Interfaceหรือหน้าตาที่ใช้งานง่าย สามารถเรียกดูงบกระแสเงินสด วิเคราะห์การจัดซื้อ และเก็บข้อมูลรายละเอียดการซื้อสินค้า ข้อมูลราคาและอัตราภาษี สามารถนำเสนอรายงานที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์หรือรายงานวิเคราะห์การจัดซื้อต่าง ๆ ที่มีทั้งในรูปแบบแผนภาพและรายงาน ให้องค์กรได้ใช้ประโยชน์ของ ERP ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
