จากซีรีส์สัมมนาออนไลน์ครั้งที่ 1 โดย NEXcloud Solution ที่ได้จัดขึ้นเมื่อวันที่ 27 กันยายน 2564 ที่ผ่านมา ในหัวข้อ “ERP กุญแจสำคัญ พลิกฟื้นธุรกิจหลังโควิด เครื่องมือการบริหารธุรกิจยุค Next Normal” ที่ได้พบกับการบรรยายในหัวข้อต่าง ๆ เกี่ยวกับระบบ ERP ว่าทำไม ERP ถึงเป็นกุญแจที่สำคัญของการบริหารธุรกิจ พร้อมแชร์ประสบการณ์ Key Point ที่สำคัญในช่วงวิกฤติโควิด-19 และแชร์โซลูชันที่จะมารองรับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจในยุค Next Normal
ในช่วงท้ายของงานสัมมนาได้มีการตอบคำถามที่ผู้เข้าร่วมสัมมนาที่ได้ส่งเข้ามาในช่วง Q&A หลากหลายคำถาม และในวันนี้ NEXcloud ได้รวบรวมคำถามที่น่าสนใจ พร้อมคำตอบจากวิทยากร สรุปประเด็นไว้ที่นี่แล้ว
รวมคำถาม ช่วง Q&A จากงานสัมมนาออนไลน์ ครั้งที่ 1 โดย NEXcloud Solution
Q: ระบบ NEXcloud ERP ช่วยในเรื่องการ WFH อย่างไรในการควบคุมการทำงานทางไกลหรือ Remote Work มีการควบคุมการทำอย่างไร
A: ระบบ NEXcloud ERP สามารถเข้ามาใช้งานได้จากทุกที่เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต โดยสามารถเข้าใช้งานได้ทั้ง Web Access และ Mobile Access จึงทำให้สามารถทำงานแบบ WFH ได้ง่าย ๆ เหมาะกับยุคโควิดในปัจจุบัน อีกทั้งสามารถทำงานผ่าน Remote Work ได้เช่นกัน เนื่องจากระบบสามารถเข้าใช้งานผ่านจากที่ไหนก็ได้เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต เหมาะอย่างยิ่งสำหรับยุคถัดไป หรือยุค Next Normal
Q: หากใช้ Remote Work จะปรับเปลี่ยนมาใช้ระบบแบบธรรมดาได้หรือไม่
A: สามารถทำได้เช่นกัน โดยระบบ NEXcloud ERP จะทำให้การเข้าใช้งานสะดวกมากขึ้นกว่าเดิม เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตก็สามารถเข้าใช้งานได้และสามารถปรับรูปแบบการทำงานได้ทั้งแบบ WFH หรือ Remote Work ก็ได้ ทำให้ผู้บริหารสามารถจัดการเรื่อง Policy ในการทำงานได้อย่างยืดหยุ่น
Q: ถ้าบริษัทที่ไม่เคยใช้ Cloud Based Solution มาก่อน แต่มีการใช้งาน Server มาโดยตลอด จะมีขั้นตอนหรือความยุ่งยากอย่างไรในการปรับเปลี่ยนมาใช้ NEXcloud ERP
A: ไม่มีความยุ่งยากและยังมีความสะดวกยิ่งกว่าเดิมอีกด้วย เพราะเมื่อมีระบบ NEXcloud ERP ลูกค้าจะสามารถลดภาระในด้านของแผนกไอทีในการดูแล Server ได้ ช่วยให้ทางแผนกไอทีมีเวลาวิเคราะห์ จัดการปัญหาด้านอื่น ๆ โดยที่ในส่วนของระบบ Cloud ทาง NEXUS จะเป็นผู้ดูแลให้ทั้งหมด สิ่งสำคัญคือ แค่ต้องมีอินเทอร์เน็ตในการเข้าใช้งานระบบเท่านั้น ก็จะสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ มีความสะดวกและยืดหยุ่นมากกว่าแบบใช้ Server แบบ On-Premise
Q: ปัจจุบันมีโรงงานและคลังสินค้าอยู่แล้ว NEXcloud ERP จะทำให้ทราบความเคลื่อนไหวภายในคลังได้อย่างไรและมีกระบวนการทำงานอย่างไร
A: ในระบบ NEXcloud ERP สามารถดูรายงานความเคลื่อนไหวของสินค้าได้แบบเรียลไทม์ โดยใช้ module Inventory ไม่ว่าจะเป็น Inventory Status (รายงานสถานะของสินค้า) Inventory Movement Report (รายงานความเคลื่อนไหว) และ Inventory Audit Report (รายงานสินค้าคงคลัง) เป็นต้น
Q: ถ้ามีโปรแกรมจัดส่งสินค้า หรือ Delivery Service อยู่แล้ว ทาง NEXcloud ERP จะมีฟังก์ชันการทำงานที่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกันได้หรือไม่
A: ในระบบ NEXcloud ERP สามารถดูรายงานความเคลื่อนไหวของสินค้าได้แบบเรียลไทม์ โดยใช้ module Inventory ไม่ว่าจะเป็น Inventory Status (รายงานสถานะของสินค้า) Inventory Movement Report (รายงานความเคลื่อนไหว) และ Inventory Audit Report (รายงานสินค้าคงคลัง) เป็นต้น
Q: ฟังก์ชัน AI ในการวิเคราะห์กระแสเงินสดทำได้อย่างไร
A: ใน NEXcloud ERP มีเครื่องมือที่ชื่อว่า Cashflow Forecast เป็น Analytics สำหรับวิเคราะห์สถานภาพหรือสุขภาพทางการเงินของบริษัท โดยสามารถดูได้จาก ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทุกเดือน รายได้ รวมถึงสิ่งที่จะเข้ามาแน่นอนและสิ่งที่เข้ามาไม่แน่นอน สามารถจำลองสถานการณ์ผ่านการทำเอกสารโดยไม่ได้มีการบันทึกบัญชีจริงได้ ช่วยให้วิเคราะห์และคาดการณ์สถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นได้อย่างแม่นยำ
Q: NEXcloud ERP ช่วยควบคุมค่าใช้จ่ายและต้นทุนการผลิตอย่างไร
A: ใน NEXcloud ERP จะมีเครื่องมือการอนุมัติค่าใช้จ่ายแบบออนไลน์ ผ่านโทรศัพท์มือถือ โดยเครื่องมือตัวนี้จะช่วยควบคุมค่าใช้ง่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ และในส่วนของต้นทุนการผลิต เมื่อมีกระบวนการในการอนุมัติค่าใช้จ่ายหรือว่าการจัดซื้อวัตถุดิบต่าง ๆ แล้ว จะส่งผลให้กระบวนการผลิตมีมาตรฐานยิ่งขึ้น สามารถลดการจัดซื้อที่ไม่จำเป็นออกได้ หรือลดการจัดซื้อที่ซ้ำซ้อนได้นั่นเอง
นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันอีกหลาย ๆ ฟังก์ชันที่ช่วยคุมค่าใช้จ่ายได้ เช่น การจัด Cost Center ที่ใช้สำหรับควบคุมค่าใช้จ่ายของแต่ละหน่วยงาน เพื่อที่จะให้สอดคล้องกับการวางงบประมาณ หากไม่มีเครื่องมือนี้ก็อาจทำให้ไม่รู้ว่าแต่ละหน่วยงานมีการใช้งบประมาณไปแล้วเท่าไหร่ หากมีเครื่องมือในการควบคุมก็จะทำให้มีการมอนิเตอร์ค่าใช้จ่ายได้อย่างเหมาะสม และช่วยลดต้นทุนและเพิ่มกำไรได้จากการควบคุมนี้
Q: บริษัทใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปอยู่แล้ว NEXcloud ERP มีความแตกต่างจากโปรแกรมทั่ว ๆ ไปอย่างไร? ในกรณีต้องการเชื่อมต่อกันทำได้หรือไม่?
- มีการใช้ Best Practice จาก SAP มาเป็นพื้นฐานในการทำงาน อีกทั้งขั้นตอน และกระบวนการต่าง ๆ สามารถตรวจสอบได้ทั้งหมด และไม่สามารถเข้าไปแก้ไขข้อมูลโดยพลการได้ ทำให้ข้อมูลมีมาตรฐานและมีความน่าเชื่อถือ
- มีการจัดการภาษี รายงานด้านภาษี ที่ช่วยควบคุมไม่ให้บริษัทเสียสิทธิ์ตรงนี้ไปได้ เช่น ภาษีซื้อมีอายุ 6 เดือน หากไม่มีการเก็บอย่างเป็นระบบ อาจทำให้เกิดเหตุการณ์ลืมจนหมดอายุในการยื่นภาษีได้ เป็นต้น
- มี E-learning ที่ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้ามาเรียนรู้การใช้งานระบบได้ตลอดเวลา ตลอดอายุการใช้งาน
- ฟังก์ชันพิเศษที่จะมีการเพิ่มเติมในระบบเรื่อย ๆ โดยระบบจะไม่หยุดพัฒนา
สำหรับการเชื่อมต่อระบบ NEXcloud ERP กับระบบอื่น ๆ สามารถทำได้ เพราะ ระบบ NEXcloud ERP มี Standard API สำหรับเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ให้อยู่แล้ว
Q: การจัดการสูตรการผลิต (BOM) NEXcloud ERP มีขั้นตอนการทำงานอย่างไร
A: ในส่วนของการผลิต NEXcloud ERP มี module ที่ชื่อว่า Production อยู่ในแพ็กเกจ Manufacturing Package สามารถสร้างสูตรการผลิตได้แบบไม่จำกัดจำนวน นอกจากนี้ก่อนที่จะเริ่มการผลิตยังสามารถคำนวณ Standard Cost ดูต้นทุนของสินค้านั้น ๆ ก่อนที่จะผลิตได้ ทำให้สามารถวิเคราะห์ความเหมาะสมของต้นทุน หากต้นทุนสูงก็สามารถวางแผนปรับลดวัตถุดิบ เพื่อลดต้นทุนได้ก่อนที่จะทำการผลิตจริงสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันได้อย่างมาก
Q: หากต้องการเชื่อมต่อกับระบบ NEXcloud ERP เข้ากับระบบ Point of sale (POS) หรือเชื่อมต่อกับ Shopee, Lazada สามารถทำได้หรือไม่
A: ในส่วนของการเชื่อมต่อกับระบบอื่น NEXcloud ERP จะมีระบบ Standard API ที่สามรถเชื่อมต่อได้เลย มีชื่อเรียกว่า Service Layer สามารถเชื่อมต่อข้อมูลได้ทั้ง ใบสั่งขาย ใบสั่งซื้อ เอกสารด้านคลังสินค้า มี API ที่สามารถรองรับการรับส่งข้อมูลต่าง ๆ ได้
