งานจัดซื้อ (Purchasing) จัดหา หรือ Procurement เป็นที่หลายฝ่ายอาจจะมองว่าไม่ซับซ้อน แต่จริง ๆ แล้ว งานจัดซื้อไม่เพียงแต่ต้องซื้อวัตถุดิบหรือสินค้าให้เพียงพอต่อความต้องการขององค์กรแล้ว ยังต้องคำนึงถึงราคา คุณภาพ ความคุ้มค่าและเวลาที่เหมาะสมอีกด้วย ซึ่งหากองค์กรวางระบบจัดซื้อได้ดีก็จะช่วยควบคุมต้นทุนและลดรายจ่าย รวมถึงเพิ่มกำไรได้อีกด้วย ซึ่งในปัจจุบันได้มีนำระบบ ERP ที่มีระบบงานจัดซื้อเข้ามาใช้บริหารงานภายในองค์กร โดย Nexcloud ERP ก็เป็นระบบ ERP ที่จะเข้ามาซัพพอร์ตทำให้งานจัดซื้อเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและง่ายยิ่งขึ้น มาดูกันว่า ระบบ ERP กับงานจัดซื้อ จะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อทำงานได้ง่ายขึ้นอย่างไร
ระบบจัดซื้อใน NEXcloud ERP
NEXcloud ERP เป็นระบบบริหารธุรกิจบนคลาวด์ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจ SMEs ไทย ขนาดเล็ก-ขนาดกลาง มีเทมเพลทธุรกิจที่แบ่งเป็น 3 แพ็กเกจ คือ Service (งานบัญชี การเงิน) Trading (ธุรกิจที่มีคลังสินค้า, ธุรกิจซื้อมา-ขายไป) และ Manufacturing (ธุรกิจที่มีกระบวนการผลิต) ครอบคลุมการทำงานที่จำเป็นเลือกได้ตามรูปแบบธุรกิจของคุณ สามารถขึ้นระบบได้อย่างรวดเร็วและมี SAP Business One เป็นกลไกหลักในการทำงาน
ระบบ ERP กับงานจัดซื้อใน NEXcloud ERP ทำอะไรได้บ้าง
- มี Work Flow ที่ได้มาตรฐาน มีกระบวนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ ช่วยให้ทำงานได้อย่างเป็นระบบ พร้อมทั้งติดตามเอกสารและเรียกดูเอกสารได้อย่างง่ายดาย
- วางแผนความต้องการสินค้า และจัดตารางเวลาจัดซื้อตามความเหมาะสม
- ระบบการอนุมัติการจัดซื้อ สามารถตั้งค่าเงื่อนไขการอนุมัติได้ตามต้องการ
- เชื่อมโยงเอกสารการสั่งซื้อทั้งระบบ ตั้งแต่วิเคราะห์จุดสั่งซื้อของคลังสินค้า ใบขอซื้อ ขอใบเสนอราคา จัดทำเอกสารสั่งซื้อ ข้อมูลเชื่อมโยงกับฝ่ายบัญชีการเงินและคลังสินค้าได้แบบเรียลไทม์
- จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชี การบริหารจัดการคืนสินค้า
- มีกระบวนการการวางแผนการบริหารจัดซื้อวัตถุดิบ เพื่อใช้ในการผลิต โดยจะมีการนำข้อมูลของตัวสินค้า, คลังสินค้า และ Demand Order มาช่วยในการคำนวณว่า ควรสั่งซื้อสินค้าวันไหน ปริมาณเท่าไหร่ จากนั้นสามารถส่งต่อเอกสารไปเป็น PR,PO ได้
- นำเสนอรายงานและวิเคราะห์การจัดซื้อ สามารถเปรียบเทียบราคาจากผู้ผลิตรายต่างๆ เพื่อเพิ่มอำนาจในการต่อรองและสามารถลดต้นทุนได้
ข้อดีระบบ ERP กับงานจัดซื้อ
- ลดต้นทุนให้กับองค์กร สามารถทำรายงานเปรียบเทียบราคาจากผู้ขายรายต่าง ๆ เพื่อเพิ่มอำนาจต่อรองให้กับองค์กรได้
- ช่วยลดเวลาการทำงาน สะดวก รวดเร็ว จัดการเอกสารได้รวดเร็ว ติดตามเอกสารได้ง่าย
- ควบคุมงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อมีการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ทำให้สามารถวิเคราะห์การจัดซื้อได้ วางแผนค่าใช้จ่ายในอนาคตได้ง่าย ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างถูกต้องและแม่นยำ
- ช่วยให้เกิดความโปร่งใส ลดปัญหาการทุจริตคอร์รัปชัน เพราะระบบ ERP นั้นจะทำการเก็บข้อมูลและเอกสารทุกใบในระบบเป็นหลักฐานที่ชัดเจน ตรวจสอบได้
หน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อ
หน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) จัดหา หรือ Procurement เปรียบเหมือนตัวแทนขององค์กรในประสานงานระหว่างองค์กรกับผู้ขายหรือ Supplier เริ่มตั้งแต่ประสานงานภายในองค์กรถึงความต้องการซื้อ จากนั้นจัดสรรวัตถุดิบหรือสินค้า ให้ครบถ้วนตามที่องค์กรต้องการ โดยฝ่ายจัดซื้อจะต้องคำนึงถึงปัจจัยหลาย ๆ อย่างก่อนจะตัดสินใจซื้อ เช่น เลือกผู้ขายหรือ Supplier ที่น่าเชื่อถือ เปรียบเทียบราคาที่เหมาะสมและคุ้มค่ามากที่สุด ระยะเวลาในการจัดส่งให้เหมาะสมตามเวลาที่ต้องการ เป็นต้น อีกทั้งยังต้องจัดการกับเอกสารต่าง ๆ ทั้งเอกสารใบขอสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้าเข้าและใบส่งคืนสินค้า เชื่อมต่อกับฝ่ายอื่น ๆ ในองค์กร หากองค์กรไม่มีการวางระบบจัดซื้อที่ดีอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
ระบบ ERP กับงานจัดซื้อ
ในระบบ ERP งานจัดซื้อถือเป็นส่วนหนึ่งของระบบหรือที่เรียกว่าโมดูล ระบบจัดซื้อมีหน้าที่ควบคุมดูแลงานด้านการจัดซื้อ ช่วยให้จัดการเอกสารได้อย่างง่ายดายและเป็นระบบ ทั้งขอใบเสนอราคา เปรียบเทียบราคาผู้ขายหรือ Supplier ติดตามคำสั่งซื้อได้ง่าย รวดเร็ว และเอกสารต่าง ๆ ยังเชื่อมต่อกับฝ่ายอื่น ๆ ภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกัน ทำให้มีข้อมูลที่ถูกต้องและช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน
