สต็อกเต็มคลังแต่ของที่ลูกค้าต้องการไม่มี แก้ด้วย SAP Business One
เลือกอ่านหัวที่สนใจ
คลังสินค้ามีของเต็มชั้น แต่เมื่อฝ่ายขายต้องการสินค้ารุ่นที่ลูกค้าสั่งกลับพบว่าไม่พอส่ง ธุรกิจจึงต้องซื้อเร่งด่วน เสียโอกาสขาย หรือขอเลื่อนวันส่ง ทั้งที่มีเงินจำนวนมากผูกอยู่ในสต็อกแล้ว
ปัญหานี้ไม่ได้แปลว่าธุรกิจมีสินค้าน้อยเกินไปเสมอ แต่อาจถือสินค้าผิดรายการ ผิดคลัง หรือผิดจังหวะ การแก้จึงต้องเชื่อมความต้องการขายกับของที่มี ของที่ผูกพัน และของที่กำลังเข้า โดยใช้ SAP Business One (SAP B1) เป็นฐานข้อมูลร่วมสำหรับการวางแผน
ทำไมสินค้าล้นคลังและสินค้าขาดจึงเกิดพร้อมกันได้
ใช้ยอดขายในอดีตแทนความต้องการปัจจุบัน – สินค้าที่เคยขายดีอาจชะลอลงหลังเปลี่ยนรุ่นหรือจบโปรโมชั่น หากยังสั่งซื้อเท่าเดิม ของจะสะสมในรายการที่ไม่ใช่สิ่งที่ลูกค้าต้องการแล้ว
เห็นยอดรวมแต่ไม่เห็นข้อจำกัดของแต่ละคลัง – สินค้าอาจอยู่คนละสาขา อยู่ระหว่างตรวจสอบ หรือยังไม่พร้อมหยิบส่ง การตอบลูกค้าจากยอดรวมทั้งบริษัทจึงเสี่ยงให้คำมั่นที่คลังปลายทางทำไม่ได้
อัปเดตรายการไม่ทันการเคลื่อนไหวจริง – เมื่อการรับ การจ่าย หรือการโอนถูกบันทึกย้อนหลัง ฝ่ายขายและจัดซื้อจะตัดสินใจจากภาพที่ไม่ตรงกับหน้างาน แม้มีรายงานหลายชุดก็ไม่ได้ช่วยหากต้นทางยังล่าช้า
สั่งซื้อจากส่วนลดแทนความจำเป็น – การซื้อยกลอตอาจลดราคาต่อหน่วย แต่เพิ่มปริมาณที่ต้องเก็บเกินรอบขายจริง ผลคือสินค้าบางตัวล้น ขณะที่เงินสำหรับซื้อสินค้าที่ต้องใช้กลับลดลง
แยก “ของที่มี” ออกจาก “ของที่พร้อมส่ง”
ก่อนยืนยันการส่งสินค้า ควรตอบให้ได้ว่าในคลังมีเท่าไร มีภาระที่ต้องส่งให้คำสั่งซื้อเดิมเท่าไร และมีสินค้าเข้าใหม่เมื่อไร ตัวเลขเหล่านี้เกี่ยวข้องกัน แต่ใช้แทนกันไม่ได้ โดยเฉพาะเมื่อกำหนดส่งของลูกค้าเร็วกว่าวันที่คาดว่าจะรับสินค้า
กรณีตัวอย่าง สินค้าหนึ่งรายการมีของในคลัง 100 ชิ้น มีคำสั่งซื้อเดิมที่ต้องจัดส่ง 80 ชิ้น และมีใบสั่งซื้อเข้าอีก 50 ชิ้นในสัปดาห์หน้า หากวันนี้มีลูกค้าใหม่ต้องการ 40 ชิ้น และไม่มีข้อจำกัดอื่น ของที่เหลือรองรับงานใหม่วันนี้คือ 20 ชิ้น จึงยังขาดอีก 20 ชิ้นสำหรับการส่งทันที
ใน SAP B1 ใบสั่งขายมีผลต่อยอด Committed ของสินค้า โดยยังไม่ได้เป็นการจ่ายสินค้าออกจากคลัง การอ่านยอดผูกพันจึงช่วยให้เห็นภาระที่ต้องจัดการ แต่ไม่ควรตีความว่าเป็นการกันสินค้ารายชิ้นหรือยืนยันว่าได้หยิบของไว้แล้ว ดูผลของ Sales Order ต่อสินค้าคงคลังจาก SAP
เริ่มแก้จากข้อมูลสินค้าที่ถูกต้องและใช้ร่วมกัน
จัดรหัสสินค้าให้ไม่ซ้ำและกำหนดหน่วยนับให้ชัด เช่น ซื้อเป็นลังแต่ขายเป็นชิ้นต้องมีอัตราแปลงที่ถูกต้อง สินค้าที่หน้าตาคล้ายกันหรือมีหลายขนาดควรแยกข้อมูลให้ทีมขายและคลังเลือกได้ตรงกัน
จากนั้นกำหนดวิธีบันทึกสินค้าที่ไม่พร้อมขาย เช่น ของชำรุด ของรอตรวจ หรือของที่ต้องสงวนไว้สำหรับงานเฉพาะ เพื่อไม่ให้ถูกนำไปรวมกับของพร้อมส่งโดยไม่ตั้งใจ หากมีขั้นตอนตรวจคุณภาพซับซ้อน ต้องประเมินการตั้งค่า กระบวนการ และส่วนเสริมที่เหมาะสมกับระบบจริง ควรตรวจนับและกระทบยอดโดยให้ความสำคัญกับสินค้าที่มีมูลค่าสูง เคลื่อนไหวบ่อย หรือเคยผิดพลาดซ้ำ พร้อมหาสาเหตุของผลต่าง เช่น หน่วยนับผิด การหยิบผิด หรือรายการโอนไม่ครบ การปรับยอดโดยไม่แก้ต้นเหตุทำให้ปัญหากลับมาอีก
วางแผนเติมสินค้าให้สัมพันธ์กับเวลาด้วย SAP B1
Lead Time ใน SAP B1 คือจำนวนวันที่ใช้ในการผลิตหรือรับสินค้าจากการจัดซื้อ โดย MRP นำค่านี้ไปใช้ร่วมกับความต้องการ สต็อก และ ซัพพลาย (Supply) ที่วางแผนไว้ เพื่อช่วยกำหนดจังหวะการเติมสินค้า การมีระบบที่คำนึงถึง Lead Time ช่วยให้ธุรกิจสั่งซื้อหรือผลิตได้ทันความต้องการ ลดความเสี่ยงสินค้าขาดหรือสต็อกเกิน ลดเงินจมในคลัง และวางแผนส่งมอบลูกค้าได้แม่นยำขึ้น
ตัวระบบมี MRP สำหรับประมวลความต้องการ สินค้าคงเหลือ และแหล่งสินค้าที่คาดว่าจะเข้า รวมถึงข้อมูลวางแผน เช่น Lead Time และจำนวนสั่งซื้อขั้นต่ำ เพื่อสร้างข้อเสนอแนะในการจัดหา ผู้รับผิดชอบยังต้องตรวจและนำผลไปดำเนินการตามเงื่อนไขธุรกิจ ไม่ใช่ปล่อยให้ระบบตัดสินใจแทนโดยไม่มีการทบทวน แนวทาง MRP ใน SAP B1
เริ่มต้นระบบ SAP B1 กับ NEXUS?
NEXUS ในฐานะ PREMIER PARTNER พร้อม ช่วยองค์กรวิเคราะห์ปัญหาของระบบเดิม เพื่อออกแบบแนวทางระบบ ERP ที่เหมาะกับธุรกิจ และวางแผนการใช้งานให้สอดคล้องกับเป้าหมายการเติบโต โดยครอบคลุม
🔷 การวิเคราะห์กระบวนการธุรกิจ (Business Process Assessment)
🔷 การออกแบบโซลูชัน SAP B1 ที่เหมาะสมกับธุรกิจ
🔷 การติดตั้ง และปรับแต่ง SAP B1 ให้เหมาะกับการใช้งานของธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ
🔷 การดูแลและพัฒนาระบบในระยะยาว รวมถึงให้บริการการสนับสนุนหลัง Go-Live เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าต่อได้อย่างมั่นใจ
FAQ: คำถามที่พบบ่อย
เพราะของที่มีอาจไม่ตรงรุ่น อยู่ผิดคลัง ยังไม่พร้อมขาย หรือมีภาระส่งให้คำสั่งซื้อเดิมแล้ว ควรตรวจระดับรหัสสินค้า สถานะ และกำหนดส่ง แทนการดูจำนวนหรือมูลค่าสต็อกรวมอย่างเดียว
ไม่จำเป็น ยอดนี้สะท้อนภาระจากเอกสารที่เกี่ยวข้องตามการทำงานของระบบ จึงต้องแยกจากสถานะการหยิบสินค้าจริง การยืนยันส่งควรตรวจทั้งข้อมูลเอกสารและความพร้อมของคลัง
ไม่เฉพาะโรงงาน ธุรกิจซื้อมาเพื่อขายสามารถประเมินการใช้ MRP เพื่อช่วยวางแผนจัดหาสินค้าได้เช่นกัน โดยต้องกำหนดข้อมูลความต้องการ เวลา และเงื่อนไขการซื้อให้เหมาะสม
ไม่ควร เพราะยอดขาย ความผันผวน เวลาในการจัดหา และผลกระทบเมื่อสินค้าขาดต่างกัน ควรแยกกลุ่มสินค้าและทบทวนค่าเมื่อเงื่อนไขเปลี่ยน รวมถึงดูของที่สั่งไว้แล้วก่อนซื้อเพิ่ม
ความถูกต้องขึ้นกับยอดตั้งต้นและวินัยการบันทึกด้วย หากรับจ่ายไม่ครบหรือเลือกหน่วยนับผิด ข้อมูลก็คลาดเคลื่อนได้ จึงต้องเตรียมข้อมูล ตรวจนับ และกำหนดผู้รับผิดชอบควบคู่กับการใช้ระบบ
