ขายได้แต่เก็บเงินช้า SAP Business One ช่วยอย่างไร
เลือกอ่านหัวที่สนใจ
ฝ่ายขายปิดออเดอร์ได้แล้ว คลังส่งสินค้าเรียบร้อย แต่ฝ่ายบัญชียังวางบิลไม่ได้เพราะเลขที่ใบสั่งซื้อของลูกค้าไม่ครบ หรือเอกสารรับสินค้ายังไม่กลับมา แม้ทุกฝ่ายทำงานในส่วนของตนแล้ว เงินจากการขายก็ยังไม่เข้าบริษัท
การเก็บเงินช้าจึงอาจเริ่มก่อนถึงวันครบกำหนดชำระ ตั้งแต่เงื่อนไขในใบเสนอราคา การส่งต่องาน การยืนยันส่งมอบ ไปจนถึงการออกเอกสารเรียกเก็บ ระบบ SAP Business One (SAP B1) ช่วยเชื่อมข้อมูลเอกสารขาย แต่ธุรกิจต้องกำหนดขั้นตอนและผู้รับผิดชอบแต่ละช่วงให้ชัดด้วย
มองกระบวนการขายตั้งแต่ตกลงราคาไปจนรับเงินครบ
กระบวนการตัวอย่างเริ่มจากใบเสนอราคา หรือ Sales Quotation ไปยังใบสั่งขาย หรือ Sales Order จากนั้นเป็นเอกสารส่งสินค้า หรือ Delivery ตามด้วย A/R Invoice และการบันทึกรับชำระเงิน หรือ Incoming Payment ในระบบ
สำหรับ SAP B1 เอกสารในกระบวนการขายสามารถสร้างต่อจากเอกสารต้นทางได้ และการรับเงินเป็นส่วนหนึ่งของงาน Banking ซึ่งธุรกิจไม่จำเป็นต้องใช้ทุกเอกสารในทุกกรณี ต้องออกแบบลำดับให้ตรงกับรูปแบบการขายและการควบคุมงานจริง ดูกระบวนการขายใน SAP B1
ตารางนี้เป็นแนวทางทบทวนงานภายใน ไม่ใช่การกำหนดรูปแบบเอกสารภาษีของทุกธุรกิจ เอกสารในระบบและเอกสารที่ลูกค้าต้องใช้จริงควรถูกออกแบบให้สอดคล้องกัน
5 จุดสะดุดที่ควรสังเกต
จุดสะดุดที่หนึ่ง ข้อตกลงเปลี่ยนแต่ข้อมูลไม่ตาม
ลูกค้าอาจขอส่วนลดเพิ่ม เปลี่ยนจำนวนสินค้า หรือเปลี่ยนสถานที่ส่งหลังจากได้รับใบเสนอราคา หากการยืนยันล่าสุดอยู่ในแชตหรืออีเมล แต่ใบสั่งขายยังอ้างอิงข้อมูลเดิม ความผิดพลาดจะส่งต่อไปถึงคลังและบัญชี
ควรกำหนดว่าข้อมูลใดถือเป็นข้อตกลงที่ยืนยันแล้ว ใครเป็นผู้แก้ไข และใครต้องรับทราบเมื่อเปลี่ยนเงื่อนไข การใช้เอกสารต้นทางร่วมกันช่วยลดการพิมพ์ซ้ำ แต่ยังต้องตรวจความถูกต้องของข้อมูลตั้งแต่ต้น
จุดสะดุดที่สอง ยืนยันวันส่งโดยไม่เห็นความพร้อมจริง
การรับปากวันส่งก่อนตรวจของคงเหลือ ภาระออเดอร์เดิม และของที่จะเข้า อาจทำให้ต้องส่งบางส่วนหรือขอเลื่อนส่ง หากลูกค้าจ่ายเมื่อรับของครบ การส่งไม่ครบก็อาจทำให้รับเงินช้ากว่าที่คาด
ฝ่ายขายควรประสานคลังและจัดซื้อเมื่อพบข้อจำกัด พร้อมระบุว่าลูกค้ายอมรับการส่งบางส่วนหรือไม่ และจะออกเอกสารเรียกเก็บอย่างไร ข้อตกลงเหล่านี้ควรเห็นได้โดยทีมที่รับงานต่อ ไม่ควรอยู่ในความทรงจำของผู้ขายเพียงคนเดียว
จุดสะดุดที่สาม ส่งแล้วแต่หลักฐานยังไม่พร้อมวางบิล
บางธุรกิจต้องแนบใบรับสินค้า ใบตรวจรับ หรือเอกสารยืนยันงานก่อนเรียกเก็บเงิน หากไม่มีรายการตรวจสอบและเจ้าของงาน เอกสารอาจค้างอยู่กับผู้ส่งสินค้า ผู้ประสานงาน หรือหน่วยงานของลูกค้า
ให้แยกสถานะส่งสินค้าออกจากสถานะเอกสารพร้อมวางบิลอย่างชัดเจน แม้ส่งเสร็จแล้วก็ยังต้องมีงานติดตามต่อ กรณีใช้ระบบขนส่ง ลายเซ็นรับสินค้า หรือระบบเอกสารภายนอก ควรประเมินว่าจะบันทึกข้อมูลหรือเชื่อมต่อกับ ERP อย่างไรตามขอบเขตโครงการ
จุดสะดุดที่สี่ ออกใบแจ้งหนี้แล้วแต่ยังไม่ผ่านการรับวางบิล
การมี A/R Invoice ในระบบไม่ได้ยืนยันว่าลูกค้าได้รับและยอมรับเอกสารเรียกเก็บแล้ว บางรายมีรอบวางบิลเฉพาะ ต้องอ้างอิงเลข PO หรือให้ส่งผ่านช่องทางที่กำหนด ธุรกิจจึงควรเก็บข้อกำหนดเหล่านี้และยืนยันการรับเอกสารด้วย
แยกวันออกเอกสาร วันส่งเอกสาร วันรับวางบิล และวันครบกำหนดชำระตามข้อตกลงให้เข้าใจตรงกัน หากใช้วันผิดในการติดตาม อาจดูเหมือนลูกค้าค้างชำระทั้งที่ยังไม่ถึงกำหนดตามเงื่อนไขที่ตกลง หรือทำให้คาดการณ์เงินรับเร็วเกินจริง
จุดสะดุดที่ห้า รับเงินแล้วแต่ยอดหนี้ยังไม่ถูกเคลียร์
ลูกค้าอาจจ่ายหลายใบแจ้งหนี้ในยอดเดียว จ่ายบางส่วน หรือมีรายการหักตามเอกสารที่เกี่ยวข้อง หากฝ่ายบัญชีไม่ได้จับคู่เงินรับกับยอดค้างให้ครบ ฝ่ายขายอาจติดตามหนี้ซ้ำและเสียเวลาตรวจสอบกับลูกค้า
ควรกำหนดข้อมูลที่ต้องได้พร้อมหลักฐานการชำระ เช่น ชื่อลูกค้า เลขที่เอกสาร รายการที่จ่าย และคำอธิบายผลต่าง จากนั้นตรวจการบันทึกรับเงินและยอดคงเหลือให้ตรงกันก่อนส่งรายการติดตามครั้งถัดไป
ใช้ SAP B1 ทำให้จุดส่งต่องานตรวจสอบได้
ประโยชน์ของการเชื่อมเอกสารคือทีมงานตรวจได้ว่ารายการหนึ่งเริ่มจากอะไร ดำเนินการไปถึงไหน และยังมีอะไรค้างอยู่ เมื่อใช้การสร้างเอกสารโดยอ้างอิงต้นทางอย่างเหมาะสม ก็ช่วยลดงานคีย์ข้อมูลเดิมและทำให้การตามรายการง่ายขึ้น
หลังออกใบแจ้งหนี้ ฝ่ายบัญชีสามารถใช้รายงานลูกหนี้คงค้างเพื่อจัดลำดับการติดตาม แต่ควรมีข้อมูลปัญหาและผู้รับผิดชอบประกอบด้วย เพราะรายงานยอดหนี้เพียงอย่างเดียวไม่ได้อธิบายว่าเอกสารอยู่ระหว่างแก้ไขหรือมีข้อโต้แย้งใด รายงานติดตามลูกหนี้จาก SAP
กรณีต้องเพิ่มสถานะพร้อมวางบิล แบบฟอร์มเฉพาะ หรือการเชื่อมต่อ e-Tax และระบบรับส่งเอกสาร ควรแยกให้ชัดว่าส่วนใดตั้งค่าในระบบได้ และส่วนใดต้องใช้ Add-on หรือพัฒนาเพิ่มเติม เพื่อให้ขอบเขตงานและต้นทุนประเมินได้ตั้งแต่ต้น
เริ่มต้นระบบ SAP Business One กับ NEXUS?
NEXUS ในฐานะ PREMIER PARTNER พร้อม ช่วยองค์กรวิเคราะห์ปัญหาของระบบเดิม เพื่อออกแบบแนวทางระบบ ERP ที่เหมาะกับธุรกิจ และวางแผนการใช้งานให้สอดคล้องกับเป้าหมายการเติบโต โดยครอบคลุม
🔷 การวิเคราะห์กระบวนการธุรกิจ (Business Process Assessment)
🔷 การออกแบบโซลูชัน SAP B1 ที่เหมาะสมกับธุรกิจ
🔷 การติดตั้ง และปรับแต่ง SAP B1 ให้เหมาะกับการใช้งานของธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ
🔷 การดูแลและพัฒนาระบบในระยะยาว รวมถึงให้บริการการสนับสนุนหลัง Go-Live เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าต่อได้อย่างมั่นใจ
FAQ: คำถามที่พบบ่อย
Quotation to Cash เริ่มตั้งแต่การเสนอราคา ส่วน Order to Cash เริ่มจากคำสั่งขายที่ยืนยันแล้ว ทั้งสองแนวคิดติดตามงานไปจนรับเงิน เพื่อให้เห็นความต่อเนื่องระหว่างฝ่ายขาย คลัง และบัญชี
ไม่จำเป็นทุกกรณี รูปแบบเอกสารขึ้นกับกระบวนการและการควบคุมที่ธุรกิจต้องการ แต่ต้องกำหนดให้ชัดว่าสินค้าถูกส่งเมื่อไร ลูกหนี้เกิดเมื่อไร และใครตรวจความครบถ้วนก่อนรับเงิน
ไม่เสมอไป การบันทึกในระบบเป็นคนละเรื่องกับการส่งเอกสารและการยอมรับจากลูกค้า ควรติดตามเงื่อนไขวางบิล หลักฐานการส่ง และวันครบกำหนดตามข้อตกลงเพิ่มเติม
สามารถประเมินการใช้ข้อมูลขาย สินค้า และบริการร่วมกันได้ แต่ขั้นตอนตรวจรับงาน งวดเรียกเก็บ และเอกสารเฉพาะควรออกแบบตามลักษณะโครงการ อย่าสมมติว่าทุกเงื่อนไขพร้อมใช้โดยไม่ตั้งค่า
เลือกออเดอร์ที่รับเงินล่าช้าแล้วไล่ย้อนตั้งแต่ข้อตกลง ส่งมอบ เอกสารวางบิล จนถึงรับเงิน ระบุเวลาค้างและสาเหตุในแต่ละช่วง จากนั้นแก้จุดที่เกิดซ้ำและมีผลต่อมูลค่าเงินรับมากที่สุด
