Fixed Assets Management คืออะไร? ทำไม SMEs ถึงจำเป็นต้องใช้?
คือ ระบบบริหารทรัพย์สินถาวรของกิจการ ที่ช่วยให้องค์กรสามารถควบคุม ติดตาม และตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับทรัพย์สินต่าง ๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น ซึ่งมีประโยชน์ในการช่วยลดการสูญหาย ป้องกันการทุจริตต่อทรัพย์สินในกิจการ ทั้งยังสร้างความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจ SMEs ของคุณ เพราะการจัดระบบที่ดีแสดงถึงการควบคุมระบบภายในที่ดี ทำให้ส่งผลดีเมื่อต้องมีการตรวจสอบเกี่ยวกับบัญชีและภาษีอากรของกิจการ
ฟังก์ชันของ Fixed Assets Management มีอะไรบ้าง?
- Asset Master Data ใช้บันทึก Item No. เพื่อเป็นฐานข้อมูลสินทรัพย์หรือเรียกได้ว่าเป็นการขึ้นทะเบียนทรัพย์สินของบริษัทเพื่อนำไปเชื่อมต่อกับโมดูลอื่น ๆ และเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันความโปร่งใสในการตรวจสอบเอกสารทางบัญชีและภาษีต่อไป
- Capitalization เมื่อบันทึกทรัพย์สินลงใน Assets Master Data แล้ว ข้อมูลราคาของทรัพย์สินจะเข้ามาในโมดูล Capitalization โดยอัตโนมัติ เรียกว่าการรับรู้มูลค่าทรัพย์สินเพื่อนำไปคำนวณและจัดทำเอกสารในขั้นถัด ๆ ไป
- Capitalization Credit Memo ใช้ปรับลดมูลค่าทรัพย์สินของบริษัทที่ได้มีการบันทึกไปแล้วก่อนหน้านี้ ในกรณีต่าง ๆ เช่น ครั้งแรกได้ซื้อชุดโต๊ะ + เก้าอี้ทำงาน มาพร้อมกันแต่บันทึกทรัพย์สินรวมกันไปแล้ว แต่หากอยากแยกรายการก็จำเป็นต้องปรับราคาทรัพย์สินตัวแรกใหม่ให้ลดลง ด้วยโมดูลนี้ และทำการแยกรายการโต๊ะ กับเก้าอี้ ออกจากกัน และเมื่อแยกแล้วก็ต้องปรับราคา โต๊ะ + เก้าอี้ ให้เท่ากับ ชุดโต๊ะกับเก้าอี้ทำงาน ในตอนแรกด้วย เป็นต้น
- Retirement เป็นการตัดทรัพย์สินที่ไม่ใช้แล้วออกจากระบบ ทั้งจากทรัพย์สินที่หมดอายุการใช้งานและเสื่อมสภาพ หรือทั้งจากการขายทรัพย์สิน โดยจะบันทึกลงงบการเงินชองบริษัทโดยอัตโนมัติว่าเมื่อจำหน่ายแล้วเกิดกำไรหรือขาดทุนจากมูลค่าสุดท้ายชองทรัพย์สินนั้น ๆ รวมทั้งบันทึกลงเอกสารทางภาษีอีกด้วย
- Transfer เป็นการโอนย้ายทรัพย์สินระหว่าง Asset Class (กลุ่มของทรัพย์สิน) เช่น ในกรณีจัดประเภทของทรัพย์สินผิดตั้งแต่แรก ก็ต้องใช้โมดูลนี้เปลี่ยนกลุ่มของทรัพย์สินกลับมาให้ถูกต้อง
- Manual Depreciation เป็นการบันทึกค่าเสื่อมราคาแบบ Manual ในกรณีต่าง ๆ เช่น เมื่อครบรอบระยะเวลาบัญชีและต้องจัดทำเอกสารแต่ตรวจสอบแล้วพบว่าลืมบันทึกทรัพย์สินตัวหนึ่งไปตั้งแต่ต้นปี จึงต้องการบันทึกทรัพย์สินนั้นใหม่และตัดค่าเสื่อมราคาทั้งปีในทีเดียว ต้องใช้ตัวโมดูล Manual Depreciation นี้ในการบันทึกค่าเสื่อมแบบ Manual ทั้งปีใหม่เพื่อให้ตัวเลขทางบัญชีถูกต้อง
- Depreciation Run เป็นการตัดค่าเสื่อมราคาประจำเดือน เพียงคุณกดไม่กี่คลิก ระบบจะคำนวณค่าเสื่อมราคาให้อย่างรวดเร็ว และจะบันทึกค่าเสื่อมราคานั้นลงเอกสารทางบัญชีและภาษีโดยอัตโนมัติ
- Asset Revaluation เป็นการปรับปรุงมูลค่าทรัพย์สินหลังการตัดค่าเสื่อมราคาในแต่ละช่วงเวลาแล้ว กล่าวง่าย ๆ คือแสดงมูลค่าปัจจุบันของทรัพย์สินหลังตัดค่าเสื่อมไปแล้ว ณ ขณะนั้น
- Fiscal Year Change เป็นการเปลี่ยนปีบัญชีทรัพย์สิน คือ การจบปีบัญชีปัจจุบันแล้ว และเริ่มปีใหม่เพื่อเริ่มคิดค่าเสื่อมของปีถัดไป
4 เหตุผล ทำไมการขึ้นทะเบียนทรัพย์สิน ถึงสำคัญต่อการตรวจสอบทางบัญชีและภาษี
- ช่วยเพิ่มความโปร่งใสในเพื่อการตรวจสอบเอกสารทางบัญชีและภาษีของกิจการ และยืนยันได้ว่าทรัพย์สินนั้น ๆ มีตัวตนอยู่จริง
เมื่อมีการใช้ระบบบริหารทรัพย์สินถาวร และขึ้นทะเบียนทรัพย์สินแล้ว จะเป็นการง่ายต่อการยืนยันว่าทรัพย์สินของบริษัทนั้นมีตัวตนจริง ๆ เมื่อมีการตรวจสอบเกิดขึ้น การขึ้นทะบียนทรัพย์สินนี้จะสะท้อนให้เห็นว่าบริษัทมีการจัดการระบบบัญชีที่ดี และดูน่าเชื่อถือในสายตาของสรรพากรมากกว่า - ช่วยยืนยันว่าทรัพย์สินทุกชิ้นของบริษัทมีการใช้งานจริงภายในบริษัท
เมื่อมีการขึ้นทะเบียนทรัพย์สินถาวรในองค์กร ทรัพย์สินต่าง ๆ จะง่ายต่อการยืนยันหากมีเจ้าหน้าที่เข้ามาตรวจสอบว่าทรัพย์สินนั้นถูกใช้งานจริงอยู่ในองค์กรหรือไม่ ไม่ใช่ว่าเกิดการทำบัญชีทรัพย์สินไม่สอดคล้องกับความเป็นจริง เช่นใช้เงินบริษัทแต่ทรัพย์สินนั้นถูกนำไปใช้ในบ้านของผู้บริหาร เป็นต้น - ทำให้การค้นหาและจัดระเบียบทรัพย์สินเป็นเรื่องง่าย
เมื่อธุรกิจเริ่มมีขนาดที่ใหญ่ขึ้น ทรัพย์สินของบริษัทยิ่งมากขึ้นตาม ทำให้ยากต่อการจัดการในระยะยาว แต่หากมีการขึ้นทะเบียนทรัพย์สิน การค้นหาและการจัดระเบียบทรัพย์สินจะเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นอย่างมากเพราะทรัพย์สินทุกชิ้นจะมี Item No. ของตนเอง และถูกจัดอย่างเป็นหมวดหมู่นั่นเอง - ช่วยให้มั่นใจในความถูกต้องของการบันทึกค่าเสื่อมราคาทางบัญชีและภาษี
อีกหนึ่งข้อดีของการมีระบบบริหารทรัพย์สินถาวร นั่นก็คือ การที่ง่ายต่อการคำนวณค่าเสื่อมราคาและบันทึกลงในเอกสารทางบัญชีและภาษีในทุก ๆ เดือน ที่สามารถยืนยันได้ว่าการคำนวณทุกครั้งนั้นถูกต้องไม่ตกหล่นใด ๆ ซึ่งง่ายต่อการใช้เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบข้อมูลของเจ้าหน้าที่ ในทั้งทางบัญชีและภาษีอากร
ทำไมต้องให้ NEXcloud ERP เป็นผู้ช่วยในการจัดการสินทรัพย์ถาวรในธุรกิจของคุณ
การจัดการทรัพย์สินถาวรและการตัดค่าเสื่อม ต่อเนื่องไปถึงการบันทึกสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาลงในเอกสารทางบัญชีและภาษีที่แสนยุ่งยาก ให้ NEXcloud ERP เป็นผู้ช่วยของคุณในการจัดการปัญหาเหล่านั้นด้วย Fixed Assets Add-on ไม่ว่าจะเป็นการขึ้นทะเบียนทรัพย์สินที่ช่วยเรื่องการตจรวจสอบเอกสารทางบัญชีและภาษีนั้นโปร่งใสและง่ายขึ้น การตัดค่าเสื่อมประจำเดือน การตัดจำหน่ายทรัพย์สิน และการโอนย้ายทรัพย์สินระหว่าง Asset Class ภายในไม่กี่คลิก ตอบโจทย์ทุกปัญหาของคุณด้วยโซลูชันเดียว
NEXcloud ERP โซลูชันบริหารธุรกิจบนคลาวด์ เป็นระบบ ERP ที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม โดยมี SAP Business One ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์มาตรฐานระดับโลกเป็นกลไกหลักในการทำงานมีเทมเพลตธุรกิจที่สามารถเลือกแพ็กเกจได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจ ค่าใช้จ่ายตามการใช้งานจริงในลักษณะ Subscription Model ไม่มีค่าฮาร์ดแวร์ ไม่มีค่าดูแลระบบ และไม่มีค่าอัปเดต ช่วยให้ควบคุมต้นทุนได้ ออกแบบมาเพื่อธุรกิจ SMEs โดยเฉพาะ ออกแบบ ดูแล และวางระบบธุรกิจ โดย NEXUS บริษัทที่ปรึกษาโซลูชันธุรกิจ ที่มีประสบการณ์มากกว่า 26 ปี และเชี่ยวชาญมากกว่า 10 อุตสาหกรรม
NEXcloud ERP ระบบบริหารจัดการธุรกิจบนคลาวด์ เชื่อมต่อกระบวนการทำงานของหน่วยงานต่างๆในองค์กรของคุณ ให้อยู่ภายใต้แพลตฟอร์มเดียวกันอย่างลงตัว ตอบโจทย์รูปแบบธุรกิจไทย ทั้งโปรแกรมภาษี การวางบิล การจัดการเช็ค และการทำธุรกรรมทางการเงินต่างๆ มาพร้อมชุดแบบฟอร์มเอกสารรายงาน และแดชบอร์ดวิเคราะห์ข้อมูลอัจฉริยะ ช่วยการตัดสินใจและบริหารธุรกิจของคุณ
