มีกำไรแต่ทำไมเงินสดไม่พอ เชื่อมลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสต็อกด้วย SAP Business One
เลือกอ่านหัวที่สนใจ
ยอดขายดีและงบแสดงกำไร แต่เมื่อถึงวันจ่ายค่าสินค้า เงินเดือน หรือค่าใช้จ่ายประจำ ธุรกิจกลับต้องเร่งเก็บเงินหรือเลื่อนแผนบางอย่างออกไป เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นได้เมื่อจังหวะรับเงินกับจังหวะจ่ายเงินไม่สัมพันธ์กัน
การบริหารกระแสเงินสดจึงต้องดูมากกว่ายอดขายหรือกำไร โดยเชื่อมข้อมูลลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสต็อกให้เห็นว่าเงินอยู่ที่ไหน จะเข้ามาเมื่อไร และมีภาระใดรออยู่ SAP Business One สามารถเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์และวางแผนกระแสเงินสด เมื่อข้อมูลธุรกรรมและเงื่อนไขการชำระเงินถูกบันทึกอย่างครบถ้วน บริษัทสามารถมีกำไรแต่เงินสดไม่พอได้ เพราะกำไรไม่ได้สะท้อนจังหวะรับและจ่ายเงินจริงทั้งหมด เงินอาจยังค้างอยู่ในลูกหนี้ ผูกอยู่ในสต็อก หรือมีเจ้าหนี้ที่ถึงกำหนดก่อนเงินจากลูกค้าจะเข้ามา
SAP Business One ตรวจสอบยอดลูกหนี้คงค้างก่อนเร่งยอดขาย
ยอดลูกหนี้รวมช่วยให้รู้ว่ามีเงินรอเก็บเท่าไร แต่สิ่งที่ต้องรู้ต่อคือหนี้ใดยังไม่ถึงกำหนด หนี้ใดเลยกำหนดแล้ว และแต่ละรายการติดปัญหาอะไร ลูกค้าที่จ่ายช้าเพราะเอกสารไม่ครบต้องการวิธีแก้ต่างจากลูกค้าที่ขอเลื่อนจ่ายเพราะขาดสภาพคล่อง
ควรมีผู้รับผิดชอบติดตามรายลูกค้าหรือรายเอกสาร พร้อมบันทึกวันที่คาดว่าจะรับเงินและสาเหตุที่เปลี่ยนไปจากกำหนดเดิม ข้อมูลที่ได้จากการติดตามต้องย้อนกลับมาปรับแผนเงินสด เพื่อไม่ให้แผนตั้งอยู่บนวันครบกำหนดที่ไม่สอดคล้องกับสถานการณ์จริง
SAP Business One มี Customer Receivables Aging และ Vendor Liabilities Aging สำหรับติดตามยอดค้างรับและค้างจ่ายตามอายุหนี้ นอกจากนี้ ในSAP Business One 10.0 ยังมี Cash Flow Forecast Dashboard สำหรับคาดการณ์เงินสดจากข้อมูลธุรกรรมและรายการที่เกี่ยวข้อง โดยความพร้อมใช้งาน รายละเอียดรายงาน Aging จาก SAP
วางรอบจ่ายเจ้าหนี้ให้สัมพันธ์กับรอบรับเงิน
การพิจารณาเจ้าหนี้ควรดูวันครบกำหนด เงื่อนไขที่ตกลง และความสำคัญต่อการดำเนินงานไปพร้อมกัน หากรายการซื้อสำคัญต้องชำระก่อนลูกหนี้ก้อนใหญ่ถึงกำหนด ธุรกิจควรเห็นช่องว่างนี้ล่วงหน้าเพื่อเตรียมแผน ไม่ใช่รอให้ถึงวันจ่ายแล้วจึงแก้ปัญหา
การบริหารเจ้าหนี้ไม่ใช่การเลื่อนจ่ายทุกรายให้ช้าที่สุด เพราะอาจกระทบความสัมพันธ์หรือความต่อเนื่องของการส่งสินค้า แนวทางที่เหมาะสมคือทำข้อมูลภาระจ่ายให้ครบ จัดตารางตามข้อตกลง และเจรจาเมื่อพบข้อจำกัดก่อนถึงกำหนด อย่าลืมภาระที่ยังไม่ปรากฏเป็นใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้ เช่น คำสั่งซื้อที่กำลังรอรับสินค้า หรือค่าใช้จ่ายตามแผน ผู้วางแผนเงินสดควรแยกยอดผูกพันเหล่านี้ไว้พิจารณาเพิ่มเติม และระวังไม่รวมซ้ำเมื่อมีการบันทึกเจ้าหนี้จริงแล้ว
สต็อกคือจุดที่เงินทุนหมุนเวียนอาจถูกผูกไว้นานเกินไป
สินค้าคงคลังเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการขาย แต่การถือสินค้ามากเกินความต้องการทำให้เงินส่วนหนึ่งไม่พร้อมนำไปใช้งานอื่น ธุรกิจควรแยกสินค้าเคลื่อนไหวเร็ว สินค้าขายช้า และสินค้าที่ต้องถือเพื่อรักษาระดับบริการ แทนการตัดสินจากมูลค่าสต็อกรวมเพียงตัวเดียว
ก่อนสั่งซื้อเพิ่ม ให้ดูปริมาณคงเหลือ คำสั่งซื้อที่ผูกพัน และของที่จะเข้ามา รวมถึงความเชื่อมั่นของยอดขายในอนาคต ส่วนการระบายของค้างควรพิจารณาผลต่อกำไรและตลาดด้วย การลดราคาจนได้เงินกลับมาเร็วอาจเหมาะกับบางรายการ แต่ไม่ใช่คำตอบเดียวสำหรับสต็อกทุกประเภท เมื่อข้อมูลจัดซื้อ สินค้าคงคลัง และบัญชีอยู่ในระบบที่เชื่อมกัน ผู้บริหารสามารถนำยอดภาระจ่ายมาเทียบกับแผนถือสินค้าได้สะดวกขึ้น SAP ระบุความสามารถด้านการเงิน จัดซื้อ และควบคุมสินค้าคงคลังไว้ใน SAP Business One ดูภาพรวมความสามารถ SAP Business One
ทำให้แผนกระแสเงินสดเป็นงานร่วมกันของทุกแผนกใน SAP Business One
ฝ่ายบัญชีควรดูแลยอดรับจ่ายและความครบถ้วนของรายการ ฝ่ายขายช่วยยืนยันการติดตามลูกหนี้ ฝ่ายจัดซื้อแจ้งคำสั่งซื้อและการเปลี่ยนกำหนดส่ง ส่วนคลังสินค้ารายงานของค้างและความคลาดเคลื่อนของสต็อก การปรับแผนจึงเกิดจากข้อเท็จจริงของแต่ละฝ่าย
เริ่มด้วยการทบทวนเงินรับและเงินจ่ายรายสัปดาห์ โดยเปรียบเทียบแผนกับสิ่งที่เกิดจริง แล้วบันทึกสาเหตุของความต่าง การติดตามซ้ำอย่างมีวินัยช่วยให้ธุรกิจรู้ว่าควรแก้การวางบิล เงื่อนไขเครดิต หรือการสั่งซื้อ มากกว่ามองว่าปัญหาเงินสดต้องแก้ด้วยยอดขายเพิ่มเสมอ
ต้องการเห็นลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสต็อกในภาพเดียวกัน ติดต่อ NEXUS เพื่อประเมินข้อมูลที่ธุรกิจใช้อยู่ และวางแนวทางใช้ SAP Business One สำหรับงานบริหารธุรกิจ ให้สนับสนุนการวางแผนเงินสดได้ชัดเจนขึ้น
เริ่มต้น SAP Business One กับ NEXUS?
NEXUS ในฐานะ PREMIER PARTNER พร้อม ช่วยองค์กรวิเคราะห์ปัญหาของระบบเดิม เพื่อออกแบบแนวทางระบบ ERP ที่เหมาะกับธุรกิจ และวางแผนการใช้งานให้สอดคล้องกับเป้าหมายการเติบโต โดยครอบคลุม
🔷 การวิเคราะห์กระบวนการธุรกิจ (Business Process Assessment)
🔷 การออกแบบโซลูชัน SAP B1 ที่เหมาะสมกับธุรกิจ
🔷 การติดตั้ง และปรับแต่ง SAP B1 ให้เหมาะกับการใช้งานของธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ
🔷 การดูแลและพัฒนาระบบในระยะยาว รวมถึงให้บริการการสนับสนุนหลัง Go-Live เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าต่อได้อย่างมั่นใจ
FAQ: คำถามที่พบบ่อย
เพราะเวลารับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายอาจไม่ตรงกับเวลารับจ่ายเงิน เงินอาจค้างอยู่ในลูกหนี้หรือสต็อก และยังมีภาระอื่น เช่น ซื้อสินทรัพย์หรือชำระเงินต้น จึงต้องอ่านงบกำไรขาดทุนควบคู่กับแผนเงินสด
Aging ใช้ดูยอดหนี้คงค้างและอายุหนี้ ส่วน Cash Flow ใช้พิจารณาจังหวะเงินเข้าออกตามข้อมูลและสมมติฐานที่เลือก ทั้งสองรายงานควรใช้ร่วมกัน เพราะยอดที่ถึงกำหนดไม่ได้หมายความว่าจะได้รับเงินแน่นอนในวันนั้น
ระบบช่วยให้ข้อมูลและงานติดตามเป็นระเบียบขึ้น แต่ไม่สามารถรับประกันการชำระเงินของลูกค้าได้ ผลขึ้นกับเงื่อนไขเครดิต ความครบถ้วนของเอกสาร และการติดตามของทีมงานด้วย
ขึ้นกับความผันผวนของธุรกิจ อาจเริ่มจากรายสัปดาห์และเพิ่มความถี่เมื่อมีรายการสำคัญหรือเงินสำรองจำกัด สิ่งสำคัญคืออัปเดตเมื่อกำหนดรับจ่ายเปลี่ยน และเปรียบเทียบแผนกับยอดจริงอย่างต่อเนื่อง
การซื้อสินค้าที่ขายช้าหรือซื้อเกินความต้องการทำให้เงินถูกใช้ไปก่อนกลับมาเป็นเงินรับ ควรพิจารณายอดขาย ความต้องการในอนาคต และระยะเวลาจัดซื้อร่วมกัน เพื่อควบคุมเงินที่ผูกอยู่ในสินค้าโดยไม่ทำให้ของสำคัญขาด
