การนำ ERP มาใช้ในองค์กร ต้องเตรียมตัวอย่างไร
การนำ ERP มาใช้ในองค์กร ถือว่าเป็นโครงการใหญ่เลยทีเดียว เพราะเป็นการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นหน้าตาของโปรแกรม แพลตฟอร์ม ขั้นตอนการทำงาน ข้อกำหนดต่าง ๆ ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับพนักงานผู้ใช้งานเป็นหลัก ดังนั้นองค์กรจำเป็นจะต้องเตรียมพร้อมทั้งข้อมูลและความร่วมมือของพนักงาน โดยการเตรียมตัวเพื่อให้การนำ ERP มาใช้ในองค์กรประสบความสำเร็จ มีแนวทางดังนี้
1. พนักงานต้องรับรู้ถึงโครงการที่จะเกิดขึ้น
หลังจากระดับผู้บริหารตัดสินใจเลือกระบบ ERP และ บริษัทที่ปรึกษาได้แล้วและมีการกำหนดโครงการขึ้นมาอย่างชัดเจน จำเป็นต้องให้พนักงานทุกระดับรับทราบและอธิบายถึงการเตรียมตัว ผลกระทบที่จะเกิดขึ้นในระหว่างขั้นตอนก่อนขึ้นระบบ เพื่อให้พนักงานเตรียมความพร้อมได้
2. สร้างความเข้าใจเกี่ยวกับระบบและผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้น
แน่นอนว่าเมื่อพนักงานรับรู้ถึงโครงการและผลกระทบที่จะเกิดขึ้น ต้องมีข้อสงสัยว่าโครงการนี้มีความสำคัญอย่างไรและจำเป็นจริงหรือไม่ ดังนั้นองค์กรจะต้องอธิบายเกี่ยวกับระบบ ที่มาที่ไปของการนำระบบมาใช้ และเมื่อใช้ระบบ ERP ในการทำงานจะส่งผลดีต่อตัวพนักงานอย่างไรบ้าง ช่วยให้พนักงานให้ความร่วมมือได้ง่าย
3. เปิดโอกาสให้สอบถามและแสดงความคิดเห็น
พนักงานในองค์กร คือผู้ที่จะใช้งานระบบ ERP เป็นหลัก ดังนั้นในการนำ ERP มาใช้ในองค์กรควรเปิดโอกาสให้พนักงานได้ตั้งคำถามและแสดงความคิดเห็น เพื่อให้เกิดความชัดเจนในตัวระบบและป้องกันไม่ให้เกิดข้อโต้แย้งในภายหลัง
4. จัดตั้งทีมที่รับผิดชอบให้ชัดเจน
ระบบ ERP จะเกี่ยวข้องกับทุกส่วนงานในองค์กร เช่น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายคลังสินค้า เป็นต้น เพื่อให้การสื่อสารเป็นไปได้ด้วยดี องค์กรจะต้องกำหนดผู้จัดการโครงการ จัดทีมที่รับผิดชอบในฝ่ายต่าง ๆ ให้ชัดเจน เพื่อเป็นตัวแทนในการสื่อสารระหว่างแผนกกับบริษัทที่ปรึกษา หาข้อสรุปและรับผิดชอบให้ตรงตามความต้องการของทีม
5. บอกความต้องการให้ครบถ้วน
นอกจากการเตรียมตัวภายในองค์กรและการสื่อสารกับพนักงานให้เข้าใจแล้ว สิ่งที่สำคัญอีกข้อหนึ่งคือการสื่อสารกับบริษัทที่ปรึกษาในการวางระบบ ERP ถึงความต้องการให้ชัดเจน จุดประสงค์ของการใช้ระบบ ERP คืออะไร ต้องการแก้ปัญหาที่จุดใด และกำหนดเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่คาดหวังขึ้นมา เพื่อให้ระบบที่ได้ ตอบโจทย์ความต้องการมากที่สุด
6. เตรียมข้อมูลที่จำเป็นในการขึ้นระบบ
หลังจากสื่อสารกับบริษัทที่ปรึกษาหรือ Vendors เรียบร้อยแล้ว ก่อนจะติดตั้งระบบ Vendors จะให้องค์กรเตรียมข้อมูลต่าง ๆ สำหรับใส่ในระบบ เช่น ผังบัญชี บัญชีธนาคาร ข้อมูล Master data ลูกหนี้ เจ้าหนี้ Supplier Credit term ยอดคงเหลือสินค้าต่าง ๆ รวมถึงสินค้าในสต๊อก เป็นต้น องค์กรควรตัดทอนข้อมูลที่ไม่จำเป็น ข้อมูลที่ไม่ได้ใช้งานหรืออาจเลือกใช้ข้อมูลย้อนหลังไม่เกิน 3 ปีเพื่อประหยัดพื้นที่การจัดเก็บข้อมูล
7. ทดสอบระบบ ตรวจสอบการทำงานและข้อมูลให้ครบถ้วน
เมื่อระบบติดตั้งเรียบร้อย พร้อมใช้งาน ก่อนจะเริ่มใช้งานจริงจะต้องทำการตรวจสอบฐานข้อมูลให้เรียบร้อย ว่าครบถ้วนหรือไม่ ทดสอบระบบโดยจำลองเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ (Scenarios Test) เพื่อที่จะได้แก้ไขได้ทันหากมีปัญหาใด ๆ
8. อบรมและทดสอบการใช้ระบบให้กับทุกระดับ
หลังจากข้อมูลถูกต้องครบถ้วน ระบบผ่านการทดสอบจนมั่นใจแล้ว หลังจากนั้นจะต้องมีการอบรมการใช้ระบบหรือการ Training ให้กับพนักงาน ซึ่งพนักงานควรจะมีความรู้ความเข้าใจในทุกระดับ พร้อมทั้งจัดทดสอบการใช้ระบบสำหรับพนักงาน เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะมีความเข้าใจและสามารถใช้ระบบได้จริง
หากท่านใดสนใจระบบ ERP และกำลังมองหาบริษัทที่ปรึกษาหรือ Vendors ที่มีความเชี่ยวชาญในหลากหลายอุตสาหกรรม สามารถปรึกษา NEXcloud Solution ได้ฟรี!
NEXcloud ERP ระบบบริหารธุรกิจบนคลาวด์ ERP ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ธุรกิจขนาดเล็ก-ขนาดกลางโดยเฉพาะ มีฟีเจอร์การทำงานที่ครอบคลุมหลายประเภทธุรกิจ มาพร้อม Dashboard Analytics ที่เรียกดูข้อมูลได้แบบ Real-Time เครื่องมือที่ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างง่ายดายและระบบยังรองรับ Thai Localization เหมาะกับธุรกิจไทย โดยมี SAP Business One ซอฟต์แวร์มาตรฐานระดับโลกเป็นกลไกหลักในการทำงาน สามารถขยายศักยภาพระบบได้ พร้อมรองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคต
NEXcloud ERP ออกแบบโดย NEXUS บริษัทที่ปรึกษาโซลูชันระดับองค์กร มีประสบการณ์มากกว่า 20 ปี มีความรู้และประสบการณ์อย่างเชี่ยวชาญในหลายกลุ่มอุตสาหกรรม อาทิ อุตสาหกรรมการผลิต ธุรกิจการจัดจำหน่าย ธุรกิจการค้า ธุรกิจค้าปลีก และธุรกิจการให้บริการ ลูกค้าไว้วางใจมากกว่า 100 องค์กร!
