กระบวนการขายถือเป็นกระบวนการหนึ่งที่สำคัญในการทำธุรกิจ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการขายสามารถส่งผลดีต่อธุรกิจ จึงต้องมีกระบวนการจัดการที่ดีในกระบวนการขายตั้งการเริ่มต้นการขายไปจนถึงการปิดการขาย ซึ่งถือว่าเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับผู้ประกอบการในปัจจุบัน
การเพิ่มโอกาสในการขายอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับการทำธุรกิจ แต่หากการมีกระบวนการขายที่ดีย่อมส่งผลต่อลูกค้าโดยตรง กล่าวคือ หากทำให้ลูกค้าเกิดความประทับใจต่อธุรกิจในทั้งเรื่องสินค้าและบริหาร ย่อมทำให้ธุรกิจมีแนวโน้มที่ดีขึ้นอย่างแน่นอน ดังนั้น จึงจำเป็นที่จะต้องสามารถบริหารกระบวนการขายให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อให้ลูกค้าเชื่อมั่นในตัวของธุรกิจและเป็นประโยชน์ต่อการเติบโตของธุรกิจในอนาคต
กระบวนการขายคืออะไร ?
กระบวนการขาย หมายถึง ขั้นตอนการขายสินค้าให้กับลูกค้า เริ่มตั้งแต่การกำหนดสิ่งที่ต้องการขายว่าเป็นสินค้าหรือบริการประเภทใด โดยมีจุดประสงค์เพื่อสร้างรายได้ให้กับธุรกิจของตนเอง ในการบริหารการขายที่ดี ต้องมีการเตรียมการรวมถึงขั้นตอนต่างๆ เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าเพื่อให้สามารถปิดการขายได้ ซึ่งเริ่มตั้งแต่ การหาข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าว่ามีความต้องการอะไร การเตรียมข้อมูลสินค้าต่างๆเพื่อที่จะเป็นทางเลือกในการตัดสินใจซื้อของลูกค้าให้มากขึ้น การประเมินพฤติกรรมของลูกค้าให้ตรงกับสิ่งที่ต้องการ และ การบริการหลังการขายที่ประทับใจ
เพื่อมุ่งหวังให้กระบวนการขายบรรลุเป้าหมายที่กำหนด จึงจำเป็นต้องมีขั้นตอนและเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องเพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ในระหว่างกระบวนการขาย หากเกิดปัญหาหรือมีข้อมูลในจุดใด
ที่ไม่ถูกต้องก็สามารถทราบได้เลยทันที อีกทั้งยังเป็นการตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและบริการว่าถูกต้องหรือไม่ เพื่อให้เกิดความพึงพอใจสูงสุดต่อลูกค้าที่ใช้บริการ
เอกสารในการกระบวนการขาย
โดยระบบ NEXcloud ERP ทุกแพ็กเกจ มีฟังก์ชันต่าง ๆ ที่สามารถช่วยให้กระบวนการขายของคุณทำได้ง่ายแบบมืออาชีพ ครอบคลุมตั้งแต่กระบวนแรก จนถึงกระบวนการสุดท้ายของการขาย โดยมีฟังก์ชันต่าง ๆ สามารถช่วยจัดการเรื่องเอกสารได้ดังนี้
Sales Quotation (เอกสารเสนอราคา) คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการออกให้กับลูกค้า เพื่อช่วยในการพิจารณาประกอบการตัดสินใจซื้อ โดยระบุถึงรายละเอียดสินค้าอย่างชัดเจน ทั้งในเรื่องของราคาและเงื่อนไขต่างๆ สำหรับเอกสารเสนอราคา หรือ Sales Quotation ต้องมีความน่าเชื่อเพราะถือเป็นภาพลักษณ์ของบริษัท เพราะฉะนั้นจึงต้องมีข้อมูลของบริษัทที่ลูกค้าต้องการทราบอย่างครบถ้วน
AR Invoice (เอกสารแจ้งหนี้ลูกค้า) คือ เอกสารหลังการแจ้งหนี้ลูกค้า หลังจากที่มีการสั่งซื้อสินค้าจากทางบริษัท ทางบริษัทจะออกเอกสารแจ้งหนี้ลูกค้า เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระตามยอดของสินค้าหรือบริการต่างๆ และใช้เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงิน สิ่งที่ควรคำนึกถึงในเอกสารแจ้งหนี้ลูกค้า คือ ต้องกำหนดวันที่สำหรับในการแจ้งเอกสารแจ้งหนี้ลูกค้า หากแจ้งไม่ชัดเจนอาจจะถูกเลื่อนการชำระเงินออกไป
AR Down payment Invoice (เอกสารใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินมัดจำ) คือ เป็นการสร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นแบบเงินมัดจำ โดยทำการอ้างอิงใบสั่งขาย สามารถระบุการเรียกเก็บเงินได้ทั้งแบบ จำนวนเงิน หรือ เปอร์เซ็นต์ตามมูลค่าของใบสั่งขาย
Sales Order (เอกสารใบสั่งขาย) คือ การบันทึกรายการสั่งขายสินค้าหรือบริการ เพื่อเป็นการยืนยันการซื้อสินค้าของลูกค้าตามเอกสารใบเสนอราคา หลังจากที่มีการยืนยันสินค้าแล้ว ฝ่ายขายจะตรวจสอบรายละเอียดต่างๆเกี่ยวกับสินค้า เช่น จำนวนสินค้าคงเหลือ จำนวนสินค้ากำลังผลิต จำนวนสินค้าที่ถูกจอง หรือข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า เพื่อตรวจสอบว่าสามารถขายสินค้าได้หรือไม่
Delivery (เอกสารการจัดส่งสินค้า) คือ เอกสารเพื่อใช้ตรวจสอบเกี่ยวกับรายละเอียดการจัดส่ง ว่าได้รับส่งสินค้าตามที่ได้กำหนดหรือตกลงกันไว้หรือไม่ สามารถใช้เป็นหลักฐานสำคัญทางกฎหมายว่าบริษัทมีการจัดส่งสินค้าและบริการจริง
NEXcloud ERP เป็นระบบ ERP ที่มีฟังก์ชันเกี่ยวกับกระบวนการขายอย่างครบถ้วน ทำให้สามารถบริหารจัดการกระบวนการขายได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ โดยเฉพาะในเรื่องของเอกสารต่างๆที่สามารถช่วยจัดการได้อย่างลงตัวและช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน ตอบสนองความต้องการขายสินค้าได้อย่างแม่นยำตั้งแต่กระบวนการแรกของการขายจนถึงขั้นตอนสุดท้าย เพื่อมอบประสบการณ์ใหม่ให้ลูกค้าประทับใจในเรื่องของการบริการขายที่ครบที่สุด
