Digital Transformation

โปรแกรมบัญชี หรือ ระบบ ERP เช็กลิสต์ 6 ข้อ ก่อนตัดสินใจเลือกใช้

1.ขนาดขององค์กร – แน่นอนว่าหากองค์กรมีขนาดเล็กมาก ยังไม่มีความซับซ้อนในการดำเนินงาน เอกสารที่ต้องจัดการมีไม่มาก การใช้โปรแกรมบัญชีก็เพียงพอต่อการใช้งาน แต่หากองค์กรของคุณที่มีขนาดปานกลาง – ขนาดใหญ่ มีข้อมูล เอกสาร จำนวนมาก มีความซับซ้อนมากขึ้น หรือ ฝ่ายบัญชีต้องทำงานร่วมกับฝ่ายอื่นๆ เช่นคลังสินค้า ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ในกรณีนี้ระบบ ERP บัญชี จะช่วยให้ทำงานได้ง่ายมากกว่า ทั้งยังช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ประหยัดเวลา ช่วยเชื่อมต่อการทำงานร่วมกัน ได้ลื่นไหลและมีประสิทธิภาพสูงสุด

2. การเข้าถึงข้อมูล – องค์กรที่มีผู้ใช้ระบบหลายคนจึงต้องคำนึงถึงความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ เช่น ความผิดพลาดของมนุษย์ (Human Error) ทั้งเจตนาและไม่เจตนา การเข้าถึงสิทธิ์และการจัดการข้อมูล เช่น ลบ แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูล เปลี่ยนข้อมูลเพื่อเหตุผลบางประการ หากระบบไม่สามารถติดตาม และดูบันทึกการกระทำย้อนหลังได้ ย่อมเกิดผลเสียต่อองค์กร ซึ่งระบบ ERP จะสามารถติดตามได้ว่า มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลเมื่อไหร่ โดยใคร และยังกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้อีกด้วย

3. ความปลอดภัยของข้อมูล – องค์กรที่มีข้อมูลคู่ค้า/ข้อมูลการเงินที่สำคัญ ต้องคำนึงถึงความปลอดภัยในการเก็บข้อมูล โปรแกรมบัญชีอาจมีความปลอดภัยที่มากกว่าการใช้โปรแกรม Excel แต่ก็ยังมีโอกาสที่เซิร์ฟเวอร์จะล่มหรือโดนไวรัสเข้าถึงได้ง่าย ระบบ ERP บัญชี ที่ดี จะเก็บข้อมูลไว้ใน Database ที่มีความปลอดภัยสูง มีการสำรองข้อมูลไว้ในระบบคลาวด์ แม้เกิดเหตุการณ์ไฟตก ไฟดับ ข้อมูลก็ยังคงปลอดภัย ที่สำคัญผู้ใช้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงกลไกของระบบได้เอง

4. รองรับการทำงานแบบ WFH – ปัญหาหลักของฝ่ายบัญชี การเงิน คือต้องทำงานกับกองเอกสารและโปรแกรมที่ติดอยู่ในเครื่อง Server เท่านั้น ไม่ยืดหยุ่นกับสถานการณ์ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ เมื่อเกิดสถานการณ์การระบาดของโควิด-19 ที่มีความจำเป็นต้อง Work from home องค์กรที่ใช้ระบบที่ติดกับเครื่อง ก็จะเกิดความยุ่งยากในการจัดการ

ซึ่งหากองค์กรที่ต้องการการทำงานแบบยืดหยุ่น รับสถานการณ์ที่ไม่แน่นอนในอนาคตและต้องการลดการใช้เอกสาร ระบบ ERP บัญชี จะตอบโจทย์มากกว่า เนื่องจากสามารถทำงานผ่านระบบคลาวด์ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต ก็สามารถจัดการกับข้อมูล เอกสารได้ สามารถใช้งานได้ทั้งบนเบราว์เซอร์ แท็บเล็ตและโทรศัพท์มือถือ

5. ต้องใช้การวิเคราะห์รายงาน – องค์กรที่มีความจำเป็นต้องใช้ข้อมูลเพื่อนำไปวิเคราะห์ ตัดสินใจ หรือวัดผลการดำเนินงาน จำเป็นต้องมีข้อมูลรายงานในมือ หากใช้โปรแกรมบัญชี ข้อมูลรายงานอาจจะต้องใช้เวลาในการส่งออกข้อมูล และต้องใช้ความเข้าใจในการใช้ข้อมูลนั้นๆ แต่หากองค์กรใช้ ระบบ ERP บัญชี จะเห็นข้อมูลที่สรุปเป็นแผนภาพ กราฟ แสดงในหน้าแดชบอร์ด แบบเรียลไทม์ เช่น ยอดขาย รายได้ Top 5 สินค้าที่ขายดีที่สุด เป็นต้น ง่ายต่อการวิเคราะห์ ไม่ต้องรอรายงานสิ้นเดือน หรือจะส่งออกเป็นรายงานเอกสารก็ได้ และยังเป็นการวัดผล KPI การทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ได้อีกด้วย

6. การเติบโตขององค์กร – หากคุณต้องการที่จะขยายธุรกิจ มีแผนที่จะเติบโตในอนาคต ระบบ ERP จะตอบโจทย์มากกว่าโปรแกรมบัญชีทั่วๆ ไป เนื่องจากระบบ ERP ช่วยจัดการข้อมูล/เอกสาร ที่มีจำนวนมากและมีความซับซ้อนได้ดีและรวดเร็ว ข้อมูลมีความถูกต้อง แม่นยำ และมี Data ให้ผู้บริหารนำไปวิเคราะห์ต่อได้ สนับสนุนให้ธุรกิจเติบโตได้ปเร็วและมีประสิทธิภาพ

ซึ่งในข้อสุดท้ายนี้อาจจะต้องคำนึงถึงคุณภาพและความยืดหยุ่นของระบบ ERP ด้วยว่า สามารถรองรับการเติบโตในอนาคตได้หรือไม่ เช่น ณ ขณะที่ลงทุนซื้อ ระบบ ERP บัญชี บริษัทโฟกัสที่ระบบบัญชีการเงินและการขายเป็นหลัก แต่หากในอนาคตมีความต้องการในเรื่องของการผลิต (MRP) เกิดขึ้น หรือบริหารจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ระบบ ERP ที่เลือกไว้ สามารถ add-on หรือขยายไปใช้ฟังก์ชันเหล่านั้นได้หรือไม่

nexcloud ERP เป็นระบบ ERP ที่มาพร้อมเทมเพลทธุรกิจแบบสำเร็จรูป ทำให้ขึ้นระบบได้รวดเร็ว มีฟังก์ชันการทำงานที่รองรับหลากหลายอุตสาหกรรม ตั้งแต่งานบัญชี การเงิน ไปจนถึงการผลิต และสามารถรองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคต ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์มาตรฐานระดับโลก SAP Business One ขยายศักยภาพระบบไปพร้อมกับธุรกิจ เหมาะกับธุรกิจ SMEs ไทยเพราะมาพร้อม รองรับการจัดทำรายงานภาษีถูกต้องตามหลักกรมสรรพากรอย่างถูกต้องและครบถ้วน